Beim DMS-Import können nun die Beschlagwortungen mittels KI befüllt werden und Workflows im DMS je nach Bedingung automatisch zugewiesen werden.
Voraussetzungen DMS-Import:
Als Voraussetzung muss bei Beiden die Dokumentenart gesetzt werden. Außerdem muss in Mappings Wert vorhergehender Action = Index DMS Document eingetragen werden, damit die Dokumenten ID aus „Speichern im DMS“ an die neuen Aktionen mitgegeben wird.
Voraussetzungen DMS:
Im DMS muss bei der Dokumentenart die Checkbox „Prüfung bei Import“ entsprechend aktiviert werden.
Dann kann in „Prozesse verwalten“ beim benötigten Workflow über den Button eine Zuweisung eingerichtet werden.
Name und Beschreibung dienen für die Anzeige
Schlüssel für Dokumentenzuordnung ist die Basis aufgrund dessen das zugeordnete Dokument geladen wird, Tabelle und Spalte werden aus Dokumentenarten/Schlüssel für Beschlagwortung verwendet. Bsp. Bestellnummer hat in “Schlüssel für Beschlagwortung” die Tabelle BESTELLUNGEN mit Spalte BESTELLNUMMER zugeordnet.
Anschließend wird aus diesem Dokument der Wert der Spalte Bedingung – Spalte geladen und mit dem Wert aus Bedingung – Wert verglichen. Sind diese ident wir die Zuweisung des Workflows durchgeführt. Bedingung – Tabelle und Bedingung – Datentyp werden für den Wertevergleich benötigt.
Außerdem wird bei erfolgreichem Abgleich die Organisatorische Einheit, sowie weitere definierbare Beschlagwortungsfelder befüllt -> In Dokumentenarten / Beschlagwortungen gibt es eine neue Spalte Befüllen beim Import aus Spalte. Ist hier ein Spaltenname eingetragen, wird dieser im zugeordneten Dokument gesucht, und wenn vorhanden dessen Wert in der Beschlagwortung eingetragen. Bsp. Lieferantennummer -> Befüllen beim Import aus Spalte LIEFNUMMER. Der Wert von LIEFNUMMER aus dem Dokument (BESTELLUNG) wird in das Beschlagwortungsfeld Lieferantennummer eingetragen.
