DMS Mapper

Der DMS Mapper dient der Verknüpfung von Dokumenten aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit entsprechenden Einträgen im ERP-System. Darüber hinaus ermöglicht er die automatische Ausführung definierter Aktionen basierend auf zuvor festgelegten Konditionen.

Bevor die eigentliche Verarbeitung beginnt, wird geprüft, ob das betreffende Dokument bereits im ERP-System vorhanden ist. Ist dies der Fall, wird lediglich eine Verknüpfung zum bestehenden Dokument hergestellt – eine Konditionsprüfung sowie die Ausführung von Aktionen entfallen in diesem Fall.

Wenn das Dokument noch nicht im ERP-System vorhanden ist, werden alle aktiven Konditionen durchlaufen. Je nach Konfiguration erfolgt eine Selektion der relevanten Dokumente aus dem DMS. Anschließend wird überprüft, ob die Bedingungen der jeweiligen Kondition erfüllt sind. Treffen alle Bedingungen zu, werden die zugehörigen Aktionen automatisch ausgeführt.

Anlage einer neuen Mapping Kondition

Basis Einstellungen

Einstellung	Bezeichnung
Name	Name der Kondition
Dokument Typ	Gibt an, welche Arten von Dokumenten beim Durchlauf aus dem DMS selektiert und für die weitere Verarbeitung berücksichtigt werden sollen.
ERP Spalte Dokumenten Nummer	Bezeichnet die Spalte in der angegebenen Datenbanktabelle, in der die Dokumentennummer der aktuell durchlaufenden Dokumente gespeichert ist. Die zugrunde liegende Tabelle wird dabei aus dem im Bereich Bedingungen angegebenen Tabellennamen ausgewählt.
Aktiv	Gibt an ob die Kondition durchlaufen werden soll oder nicht

Aktionen

Aktionen werden dann ausgeführt sobald alle angegebenen Bedingungen erfüllt sind.

Spalte	Bezeichnung
Sortierung	Gibt die Reihenfolge an in welcher die Aktionen ausgeführt werden sollen
Aktion	Typ der auszuführenden Aktion. Sollte eine Aktion beim ersten Durchlauf fehlschlagen, wird sie beim nächsten Durchlauf automatisch erneut versucht.

Bedingungen

Bedingungen welche Erfüllt werden müssen damit die Aktionen ausgeführt werden.

Spalte	Bezeichnung
Beschlagwortung	Bezieht sich auf eine Beschlagwortung im DMS, dessen Wert ausgelesen und mit dem Wert aus der angegebenen Tabelle und Spalte in der Datenbank verglichen wird.
Tabellenname	Gibt den Namen der Datenbanktabelle an, die für den Wertevergleich herangezogen wird. Wichtig: Innerhalb einer Konditionengruppe muss der Tabellenname in allen Konditionen identisch sein.
Spalte	Spaltenname für den Vergleich

Monitoring von bereits durchlaufenen Dokumenten

In der Tabelle DMS_MAPPING_IMPORT_HIST werden Informationen zu bereits verarbeiteten Dokumenten gespeichert, einschließlich der Aktionen, die im jeweiligen Verarbeitungsschritt bereits ausgeführt wurden.