DMS XML Import

Der DMS-XML-Import ermöglicht es, Dateien auf Basis einer konfigurierbaren XML-Datei in das DMS zu übernehmen. Diese XML-Datei enthält die Dateipfade sowie die zugehörigen Metadaten der zu importierenden Dokumente.

Der Button “Import Protokoll anzeigen” öffnet ein Protokoll welches Informationen zu den bisher importierten Dateien und eventuellen Fehlerberichten beinhaltet.

Konfiguration

Einstellungen für die E-Mail Protokollierung

Werden in den Importeinstellungen Konfiguriert.

Anlage einer neuen XML Import Kondition

Basis Einstellungen

Einstellung	Bezeichnung
Import Name	Name der Kondition
Dateiendung nach Import	Nach dem Import ins DMS werden die Dateien umbenannt: Beispiel: Vorher: `Test.pdf` und `Test.xml` Nachher: `Test_done.pdf` und `Test_done` Die XML-Datei verliert dabei bewusst ihre Endung `.xml`, damit sie nicht erneut für den Importprozess berücksichtigt wird.
Dokumenten Verzeichnis	Das Verzeichnis, aus dem die Dateien für den Import bezogen werden.
Fallback Dokumenten Art	Falls die im XML angegebene Dokumentenart nicht gefunden wird, kommt diese als Standard zum Einsatz.
E-Mail für Protokollierung	E-Mail-Adresse, an die die Protokollierung gesendet wird.
Aktiv	Gibt an ob die Kondition aktiv ist.
Nach Import Löschen	Legt fest, ob die importierte Datei und das zugehörige XML nach dem Import gelöscht werden.

Aufbau Ordner Struktur

In diesem Beispiel verweist die zuvor angelegte Kondition auf das Verzeichnis C:\Temp\DMSImport.
Dieses Verzeichnis muss dabei wie folgt strukturiert sein:

Auch Unterordner werden durchsucht, die Verzeichnisstruktur bleibt dabei unverändert. Befindet sich die XML-Datei nicht im selben Ordner wie die zu importierende Datei, muss in der XML anstelle eines relativen Pfads der absolute Pfad zur Datei angegeben werden.

Aufbau der XML Datei

Beim Import werden ausschließlich XML-Dateien berücksichtigt, die dem folgendem Schema entsprechen:

XML

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<DMSImportDataList>
   <DMSImportData>
       <DOC_NAME>C:\Temp\DMSImport\5555.pdf</DOC_NAME>
       <DOCUMENT_TYPE>Rechnungen</DOCUMENT_TYPE>
       <KEY_VALUE>
          <Item>
            <KEY>Suchbezeichnung</KEY>
            <Value>Test</Value>
          </Item>
          <Item>
            <KEY>Rechnungsdatum</KEY>
            <Value>19.09.2025</Value>
          </Item>
       </KEY_VALUE>
       <PROCESS_NAME>
          <Workflow>ER CHECK</Workflow>
          <Workflow>test</Workflow>
       </PROCESS_NAME>
      <LINK_TO_ERP>true</LINK_TO_ERP>
   </DMSImportData>
</DMSImportDataList>

Beschreibung der Felder

Feld	Beschreibung
<DMSImportDataList>	Root-Element der XML-Datei, das die zu importierenden Metainformationen der Dateien enthält.
<DMSImportData>	Root-Element, das die zu importierenden Metainformationen der Datei enthält.
<DOC_NAME>	Pfad zur zu importierenden Datei. Befindet sich die Datei im selben Verzeichnis wie die XML-Datei, genügt die Angabe des relativen Pfads, also lediglich des Dateinamens (z. B. `5555.pdf`). Liegt die Datei in einem anderen Ordner, muss der absolute Pfad angegeben werden (z. B. `C:\Temp\DMSImport\5555.pdf`).
<DOCUMENT_TYPE>	Dokumenttyp, unter dem die Datei in das DMS importiert wird.
<KEY_VALUE>	Dabei handelt es sich um eine Liste der Beschlagwortung des Dokuments. `<Item>` bildet das Root-Element für eine Beschlagwortzuordnung. `<Key>` bezeichnet den Namen der Beschlagwortung, `<Value>` den Wert, der dieser Beschlagwortung zugewiesen wird.
<PROCESS_NAME>	Liste der Workflows, zu denen das Dokument hinzugefügt werden soll. Jeder Workflow wird über das Element `<Workflow>` mit seinem Namen angegeben.
<LINK_TO_ERP>	Wert: `true` oder `false` Legt fest, ob das Dokument mit dem ERP-System verknüpft werden soll.

Autostart

POWERSHELL

LC.WpfInterfaces.exe /CONFIG=PATH_TO_CONFIG

XML

<Xml>
	<DMSImport>
		<DB>DB</DB>
		<USER>USER</USER>
		<PASSWORD>PASSWORD</PASSWORD>
		<ExecuteXmlImport>True</ExecuteXmlImport>
		<ProtocolEMail>herwig.niederhuber@iptor.at</ProtocolEMail>
		<SenderEMail>noreply@iptor.info</SenderEMail>
		<SmtpServer>SMTPServer</SmtpServer>
		<SmtpUser>SMTPUser</SmtpUser>
		<SmtpPassword>SMTPPassword</SmtpPassword>
		<SmtpPortNumber>25</SmtpPortNumber>
		<SmtpUseSSL>True</SmtpUseSSL>
	</DMSImport>
</Xml>