Export Rechnungen Warteschlange

Trigger für Export elektronische Rechnung

Hier gibt es zwei Möglichkeiten zur Einstellung: 0-Ausgeschaltet und 10-Bei Rechnung erstellt

Ist 0-Ausgeschaltet ausgewählt (Standard) so werden Rechnungen standardmäßig NICHT exportiert und NICHT in die Warteschlange eingefügt.

Ist 10-Bei Rechnung erstellt ausgewählt, so werden Rechnungen in die Warteschlange eingefügt (oder sofort exportiert) sobald die Rechnung erstellt wurde (z.B. bei Lieferschein Rechnung Sammel/Sofortdruck oder im Rechnungsbatch).

Diese Einstellung kann pro Kunde in den Edifact-Einstellungen übersteuert werden.

Warteschlange für den Rechnungs-Export verwenden

Mit dieser Einstellung wird gesteuert, ob eine Rechnung bei Auslösung des elektronischen Versands sofort versendet werden soll (Kontrollkästchen aktiviert), oder in die Warteschlange eingetragen wird.

Ist die Einstellung aktiviert, so wird die Rechnung in die Warteschlange eingetragen, ist sie deaktiviert, wird das Dokument sofort versandt.

Diese Einstellung kann pro Kunde in den Edifact-Einstellungen übersteuert werden.

Automatische Freigabe für Export (Warteschlange)

Mit dieser Einstellung wird gesteuert, ob die Rechnung – sobald diese in die Warteschlange eingefügt wird – als freigegeben oder nicht freigegeben markiert wird. Bei aktivierter Einstellung werden automatisch alle eingefügten Rechnungen als freigegeben gekennzeichnet, bei deaktivierter Einstellung als nicht freigegeben.

Wird für Sammel-Export mittels LC.WpfInterfaces benötigt.

Eigenes Rechnungs-PDF beim elektronischen Export anhängen

Ist diese Einstellung aktiviert, so wird beim Export eine pdf-Datei der Rechnung erstellt und mit übermittelt, sofern die Schnittstelle dies unterstützt.

Diese Einstellung kann pro Kunde in den Edifact-Einstellungen übersteuert werden.

E-Rechnung mit Dokumentenanhang

Ist diese Einstellung aktiviert, so werden ebenfalls alle zur Rechnung abgelegten Dateien aus dem Dokumenten Explorer und/oder aus dem Dokumenten Management System mit exportiert.

Diese Einstellung kann pro Kunde in den Edifact-Einstellungen übersteuert werden.

Edifact Rechnungen exportieren

Edifact-Rechnungen über TWZ-Konverter sind von der Warteschlange bzw. dem gemeinsamen Export-Fenster zurzeit noch ausgeschlossen und sind nach wie vor über diese beiden Kontrollkästchen zu steuern.

Edifact Gutschriften exportieren

Edifact-Gutschriften über TWZ-Konverter sind von der Warteschlange bzw. dem gemeinsamen Export-Fenster zurzeit noch ausgeschlossen und sind nach wie vor über diese beiden Kontrollkästchen zu steuern.

Rechnungen elektronisch exportieren

Option zur Steuerung ob Rechnungen elektronisch exportiert werden sollen. Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt.

Ja: Rechnungen werden für diesen Kunden elektronisch exportiert.

Nein: Rechnungen werden für diesen Kunden nicht elektronisch exportiert.

Systemeinstellung oder vererbt: Bei dieser Einstellung wird die Einstellung eines anderen Kunden vererbt. Beispiel: Hauptkunde ist ein bestimmter Kunde (XY), welcher in diesem Feld „Ja" eingestellt hat. Hat nun ein anderer Kunde (AB) diesen einen

Kunden (XY) als abweichende Rechnungsadresse angegeben, welcher in diesem Feld „Systemeinstellung oder vererbt" hat, dann wird das „Ja" des Hauptkunden (XY) an diesen (AB) für den Versand dieser Rechnung vererbt.

Schnittstelle

Hier wird die Schnittstelle, über welche die Rechnungen für diesen Kunden übermittelt werden sollen, angegeben.

Vorgabewerte: Nicht festgelegt, BBG, ebInterface, Point-S, SAP-IDOC.

Wird in diesem Feld „Nicht festgelegt" ausgewählt kann keine elektronische Übermittlung stattfinden, da keine Schnittstelle ausgewählt wurde.

Zugangsdaten

In diesem Feld kann angegeben werden ob die Zugangsdaten automatisch ermittelt werden sollen (aus den angelegten Zugangsdaten) oder ob bestimmte Zugangsdaten verwendet werden. Diese können mithilfe des gelben Pfeils auch direkt angelegt werden (mehr dazu im Abschnitt Zugangsdaten).

Export-Trigger

Der Export-Trigger ist dafür zuständig, dass wenn Rechnungen automatisch erstellt werden (also nicht direkt im Fenster Rechnungen) wie z.B. über den Rechnungsbatch oder aus einem Lieferschein, diese gleich automatisch in die Export Warteschlange eingefügt wird. Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt.

Export-Warteschlange verwenden

Wenn der „Trigger für Export elektronische Rechnung" aktiviert ist, wird mit dieser Einstellung gesteuert, ob die Rechnung in die Warteschlange eingefügt (Ja), oder sofort exportiert wird (Nein). Bei „Systemeinstellung oder vererbt" wird die Einstellung des Hauptkunden bzw. aus Grundlagen angewendet.

Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt.

Automatische Freigabe für Export (Warteschlange)

Steuert ob beim die Rechnungen beim Einfügen in die Warteschlange freigegeben sind oder nicht. Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt

Eigenes Rechnungs-PDF beim elektronischen Export anhängen

Ist diese Einstellung aktiviert, so wird beim elektronischen Export von Rechnungen standardmäßig ein PDF der Rechnung erstellt und als Anhang übermittelt, sofern die jeweilige Schnittstelle das unterstützt.

Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt

PDF Version

Hier kann die Angabe der gewünschten PDF-Version für das erstellte Rechnungs-PDF erfolgen.

eInvoice mit Anhänge aus Lieferschein

Legt fest, ob auch Dateien aus dem Dokumenten-Explorer/DMS des Lieferscheins angehängt werden sollen (nur eInvoice).

Nur Dateien mit den Erweiterungen

In diesem Feld kann eingeschränkt werden welche Dateiendungen (.txt, .pdf, usw.) mit übernommen werden sollen.

E-Rechnung bei neuen Dokumenten vorschlagen

Wenn die Grundlageneinstellung „Exportkennzeichen auf Dokumentenebene" aktiviert ist, wird bei Neuanlage eines Dokuments (Auftrag, Lieferschein, Rechnung) das Kontrollkästchen „E-Rechnung" automatisch aktiviert (nur ebInterface).

Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt

Bezeichnung

Der Name unter welchem die jeweiligen Zugangsdaten abgelegt werden (muss nicht zwingend befüllt werden).

Lieferantennummer

Diese Spalte ist für den Export von Rechnungen nicht relevant.

Kundennummer bei Lieferant

Diese Spalte ist für den Export von Rechnungen nicht relevant.

Benutzername/Passwort

In diesen beiden Feldern werden die Zugangsdaten eingegeben.

Url

Für einige Schnittstellen muss die URL nicht zwingend angegeben werden, da es sowieso nur einen Zugangspunkt gibt (ebInterface / Point-S / BBG). Diese kann aber auf Wunsch angegeben werden, falls sich diese ändern sollte.

Organisation

Hier kann bei Bedarf eine Organisatorische Einheit (OE) ausgewählt werden. Beispiel: Wurde OE 10 ausgewählt so werden Rechnungen für diesen Kunden, die der OE 10 zugeordnet sind elektronisch übermittelt, Rechnungen einer anderen OE hingegen nicht.

Format

Hier sind alle sämtliche unterstützten Formate für alle Schnittstellen aufgelistet. Wählen Sie hier die entsprechende Schnittstelle aus.

Web Methode

Für SAP-IDOC muss hier entweder „HttpPost" (Standard) oder „MimeSWA" angegeben werden.

FTP Download

Diese Spalte ist für den Export von Rechnungen nicht relevant.

Kundennummer

In diesem Feld kann eine Kundennumer eingetragen werden. Die Zugangsdaten gelten dann nur für den ausgewählten Kunden.

E-Mail

Diese Spalte ist für den Export von Rechnungen nicht relevant.

Dokumenttyp

Es sind verschiedene Dokumenttypen zur Auswahl. Für den speziellen Fall des Rechnungsexport ist allerdings „Rechnung exportieren" auszuwählen.

Suchbezeichnung

Der Name unter welchem die jeweiligen Zugangsdaten abgelegt werden (muss nicht zwingend befüllt werden).

Dokumenttyp

Momentan gibt es in diesem Feld ohnehin nur Rechnung exportieren.

Format

In diesem Feld wird das Format in welchem exportiert wird angegeben.

Organisation

Hier kann bei Bedarf eine Organisatorische Einheit (OE) ausgewählt werden. Beispiel: Wurde OE 10 ausgewählt so werden Rechnungen für diesen Kunden, die der OE 10 zugeordnet sind elektronisch übermittelt, Rechnungen einer anderen OE hingegen nicht.

Benutzername/Passwort

In diesen beiden Feldern werden die Zugangsdaten eingegeben.

Url

Im Feld Url wird der Link zum Service eingetragen über welchen die Dokumente übermittelt werden sollen.

Url (Orders)

Historische Spalte, nicht verwendet

Web Methode

Über welche Methode die Daten übermittelt werden.

[F5]

Aktualisieren

Aktualisiert die Ausgabe-Tabelle unter Einhaltung der ausgewählten Kriterien.

Rechnung einfügen

Öffnet das Fenster Suche Rechnungen. Es kann wie gewohnt eine Rechnung gesucht werden. Mit übernehmen kann die jeweilige Rechnung in die Warteschlange übernommen werden, sofern die Voraussetzungen für den Versand eine elektronischen Rechnung erfüllt sind. So muss der Kunde z.B. wie oben beschrieben über eine Konfiguration für den Export von Rechnungen verfügen.

Exportiert-Status

Auswahl: Alle, Nicht exportiert oder fehlerhaft, Nicht exportiert, Fehlerhaft, Manuell Export-Kennzeichen, Exportiert

Akzeptiert Status

Auswahl: Alle, Akzeptiert-Meldung ausständig, Akzeptiert, Zurückgewiesen

Freigegebene Rechnungen

Auswahl: Alle, Freigegeben, Nicht freigegeben

Schnittstelle

Auswahl: Alle, BBG, ebInterface, Point-S, SAP-IDOC

Org. Einheit

Auswahl: Leer (Alle), alle angelegten organisatorischen Einheiten

Der Wert wird vorbelegt mit der OE des angemeldeten Benutzers. Wenn der Benutzer nur die Dokumente der eigenen OE einsehen darf, dann ist dieses Auswahlfeld deaktiviert.

Export-Status

Akzeptiert Status

Schnittstelle

In diesem Feld ist eingetragen über welche Schnittstelle die jeweilige Rechnung exportiert wird bzw. worden ist.

Weitere Spalten

Unter anderem Rechnungsnummer, Name 1, Name 2, Kundennummer, FIBU-Nummer, Rechnungsdatum, Exportiert-Meldung, Akzeptiert-Meldung, Export-Datum, Akzeptiert-Datum, usw.

Vorschau

Freigabe

Auswahl: Alle Datenätze und Selektierte Datensätze

Dieser Menüpunkt setzt die Freigabe für alle Datensätze oder aber nur für den/die selektierten Datensatz/-sätze. Dieser Menüpunkt ist bei bereits freigegebenen Rechnungen inaktiv. Eine Rechnung kann bereits beim Einfügen als freigegeben markiert sein, wenn die Grundlageneinstellung „Automatische Freigabe für Export (Warteschlange)" aktiviert ist oder die markierte Rechnung bereits manuell freigegeben wurde.

Freigabe aufheben

Auswahl: Alle Datenätze und Selektierte Datensätze

Dieser Menüpunkt hebt die Freigabe für alle Datensätze oder aber nur für den/die selektierten Datensatz/-sätze auf. Dieser Menüpunkt ist bei nicht freigegebenen Rechnungen inaktiv. Eine Rechnung kann beim Einfügen in die Warteschlange nicht freigegeben sein, wenn die Grundlageneinstellung „Automatische Freigabe für Export (Warteschlange)" deaktiviert ist oder die markierte Rechnung manuell auf nicht freigegeben gesetzt wurde.

Exportieren

Auswahl: Alle Datenätze und Selektierte Datensätze

Dieser Menüpunkt dient dazu die Rechnungen manuell zu exportieren. Es können auch hier entweder alle oder die selektierten (markierten) Rechnungen exportiert werden.

Akzeptiert-Status abfragen

Als ꞌꞌexportiertꞌꞌ kennzeichnen

Auswahl: Alle Datenätze und Selektierte Datensätze

Ist eine Rechnung in der Warteschlange eingetragen, soll aber doch nicht exportiert werden, kann diese mit der Funktion „als ꞌꞌexportiertꞌꞌ kennzeichnen" als selbiges markiert werden.