ZUGFeRD / XRechnung: Import von E-Rechnungen

Übersicht

Die Software bietet eine integrierte Schnittstelle für den automatisierten Import von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung (CII)-Format. Diese Funktion ermöglicht es, strukturierte Rechnungsdaten aus PDF-Dokumenten automatisch auszulesen und weiterzuverarbeiten.

Funktionsweise

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus:

Einem PDF-Dokument (visuell lesbare Rechnung)
Einer eingebetteten XML-Datei (maschinenlesbare Rechnungsdaten)

Ablauf des Imports

flowchart TD
    A["Dokument wird aus Quelle abgeholt\n(E-Mail, Dateisystem, FTP, Microsoft 365)"] --> B["Dokument wird im DMS abgelegt"]
    B --> C["ZUGFeRD-XML wird aus PDF extrahiert"]
    C --> D["Rechnungsdaten werden ausgelesen"]
    D --> E["Werte werden gemäß Zuordnung\nin das System übernommen"]

Einrichtung

Voraussetzungen

·Das Dokument muss als PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-/CII-XML vorliegen.

·Eine DMS-Import-Regel muss konfiguriert sein.

Konfiguration einer Import-Regel

Schritt	Beschreibung
Quelle festlegen	Bestimmen Sie, woher die Dokumente abgeholt werden (z. B. E-Mail-Postfach, Dateisystem, FTP-Server oder Microsoft 365).
Bedingungen definieren	Legen Sie fest, welche Dokumente verarbeitet werden sollen (z. B. nur PDF-Dateien, bestimmte Dateinamen).
DMS-Ablage konfigurieren	Konfigurieren Sie eine Aufgabe vom Typ „DMS Upload", damit das Dokument im DMS abgelegt wird.
E-Rechnung auslesen	Fügen Sie eine Aufgabe vom Typ „XRechnung CII lesen" hinzu, um die Rechnungsdaten zu extrahieren.
Feldzuordnung erstellen	Ordnen Sie die gewünschten Rechnungsfelder den Zielfeldern im System zu.

Verfügbare Rechnungsfelder

Über die Feldzuordnung können Sie unter anderem folgende Daten aus der E-Rechnung auslesen:

Feld	Beschreibung
Rechnungsnummer	Nummer der Eingangsrechnung
Rechnungsdatum	Datum der Rechnungsstellung
Lieferant	Name und Adresse des Rechnungsstellers
Nettobetrag	Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer
Bruttobetrag	Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer
Umsatzsteuer	Ausgewiesener Steuerbetrag
Bestellnummer	Referenz zur zugehörigen Bestellung
Positionen	Einzelne Rechnungspositionen

Hinweis: Die verfügbaren Felder richten sich nach dem Inhalt der eingebetteten XML-Datei. Nicht alle Felder sind in jeder E-Rechnung enthalten.

Unterstützte Quellen

Quelle	Beschreibung
E-Mail (Exchange)	Automatischer Abruf aus einem Exchange-Postfach
Microsoft 365	Abruf aus Microsoft 365-Postfächern
Dateisystem	Überwachung eines lokalen oder Netzwerk-Ordners
FTP/SFTP	Abruf von einem FTP- oder SFTP-Server

Verarbeitung nach dem Import

Nach der Verarbeitung eines Dokuments stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Ergebnis	Mögliche Aktionen
Erfolgreich	Dokument verschieben, löschen oder im Quellordner belassen
Fehler	Dokument in einen Fehler-Ordner verschieben, Benachrichtigung auslösen
Kein Treffer	Dokument in einen separaten Ordner verschieben zur manuellen Prüfung

Häufige Fragen

Welche ZUGFeRD-Versionen werden unterstützt?

Es werden ZUGFeRD-Rechnungen im CII-Format (Cross Industry Invoice) unterstützt. Dies umfasst ZUGFeRD 2.x sowie XRechnung im CII-Profil.

Was passiert, wenn eine PDF-Datei keine eingebettete XML enthält?

Der Import-Schritt „XRechnung CII lesen" schlägt fehl. Das Dokument wird gemäß der konfigurierten Fehlerbehandlung verarbeitet (z. B. in einen Fehler-Ordner verschoben).

Können die ausgelesenen Daten automatisch weiterverarbeitet werden?

Ja. Die extrahierten Werte können in nachfolgenden Aufgaben verwendet werden, z. B. um:

Schlagwörter im DMS zu befüllen

SQL-Abfragen auszuführen

CRM-Aufgaben zu erstellen

Dokumente dem Dokumenten-Explorer zuzuordnen

Support

Bei Fragen zur Einrichtung oder Konfiguration wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator oder den technischen Support.