Löschen (mit erhöhter Sicherheit)

Verfügbar ab Version 5.36.0.0

Beschreibung

Die erhöhte Sicherheit beim Löschen von Dokumenten sieht vor, dass Dokumente nicht sofort gelöscht werden, sondern zuerst "zum Löschen" markiert werden und durch eine zweite Person bestätigt werden müssen.

Auch nach Bestätigung wird das Dokument nicht sofort gelöscht,, sondern erst nach Ablauf einer einstellbaren Zeit über den FirstTaskCenterStart.

Da nicht alle Benutzer Dokumente löschen dürfen, aber beim "FirstTaskCenterStart" Dokumente gelöscht werden, kann in den Grundlageneinstellungen ein Benutzer festgelegt werden, welcher für die Ausführung des FirstTaskCenterStart verwendet wird, um Dokumente zu löschen.

Dieser Benutzer muss die Berechtigung erhalten, Dokumente zu löschen.

Aktivierung

1. Die "erhöhte Sicherheit beim Löschen von Dokumenten" wird über den Lizenzschlüssel bereitgestellt:

2. In den Grundlagen-Einstellungen kann die "Pufferzeit" angegeben werden, nach welcher Dokumente endgültig
   gelöscht werden (Sektion: Datenschutz und Sicherheit):

   Initial ist der Wert auf 30 Tage eingestellt.

Bedienung

Ansicht DMS Löschanfragen

Zu genehmigende Löschanfragen

Hier werden alle zum Löschen markierten Dateien aufgelistet, welche durch einen anderen Benutzer als gelöscht markiert wurden.

WICHTIG: Es werden keine eigenen Löschanfragen hier angezeigt.

Sind Löschanfragen durch andere Benutzer vorhanden, können diese hier "bestätigt" oder "abgewiesen" werden.

Von mir genehmigte Löschanfragen

Eine bestätigte Löschung wird nun in den "Von mir genehmigte Löschanfragen" gelistet:

Eigene Löschanfragen

Hier werden alle eigenen Anfragen gelistet. Eigene Löschanfragen können hier abgelehnt, aber nicht bestätigt werden, um eine unbeabsichtigte Löschung wieder zurückzunehmen.

Dokument Löschen

Beim Löschen eines Dokuments muss bei Verwendung der "erhöhten Sicherheit beim Löschen" ein Grund angegeben werden. Außerdem kann ausgewählt werden, ob alle Versionen eines Dokuments gelöscht werden sollen, oder nur die Vorgängerversion wiederhergestellt werden soll.

Ansicht in Dokumente