Bildschirmmaske
Der Arbeitsbildschirm des mx.DMS ist grundsätzlich in 5 Bereiche gegliedert. Diese sind:
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Kopf- und Menübereich
Im Kopf- und Menübereich finden sich Informationen über das mx.DMS sowie die für den aktuell angemeldeten Benutzer möglichen Befehle.
Titelzeile
In der Titelzeile finden sich der Datenbankname (in diesem Fall „DMS"), der Benutzername des angemeldeten Benutzers („SYSADM") sowie die aktuell installierte Programmversion („v2.1.120.0").
Menüleiste
Für die Menüleiste und den schnellen Zugriff auf viele Inhalte wird eine sogenannte „Ribbon Bar“ verwendet. Nachfolgend sind kurz die Bezeichnungen der einzelnen Bereiche erläutert.
Durch Drücken der [ALT] Taste können die einzelnen Menüpunkte auch mit der Tastatur bedient werden.
Dokumentenliste
Die Dokumentenliste zeigt die Ergebnisse der zuletzt ausgeführten Suche an. Dabei werden die Dokumente nach deren Dokumentenart gruppiert angezeigt.
In der Ergebnisliste werden alle Treffer zur aktuellen Suche gelistet und ähnlich dem Windows-Explorer mit einem Symbol vor dem Dateinamen dargestellt, um den Dateityp gleich erkennen zu können.
Beim ersten Dokument handelt es sich um ein PDF Dokument, welches die Dokumentart „Auftrag" hat. Das zweite Dokument ist ein E-Mail mit der Dokumentenart „***", was hier für „keine näher spezifizierte Dokumentart" steht.
Wird der Mauszeiger über ein Dokument geführt, so werden zur Info noch die Dokumentenversion und der Status (ausgecheckt, nicht ausgecheckt) angezeigt:
Durch Anklicken eines Dokuments wird dieses im Vorschaubereich angezeigt.
Zusätzliche Funktionen, die auf das Dokument angewendet werden können, werden im Kontextmenü (Klick mit rechter Maustaste auf das Dokument) angezeigt.
Vorschaubereich
Wird ein Dokument in der Dokumentliste markiert, so wird eine Vorschau dieses Dokuments im Vorschaubereich angezeigt.
Der Vorschaubereich funktioniert nicht für alle Dateitypen – Dateitypen, die nicht in der Vorschau angezeigt werden können, werden mit dem Standard Windows-Programm dieses Dateityps geöffnet.
Suchbereich
Der Suchbereich beinhaltet alle zur Suche definierten Beschlagwortungen des mx.DMS, sowie eine Toolbar zum Aufruf verschiedener Suchfunktionen.
Über die DropDown Liste Dokumentenart kann das Suchergebnis auf die gewählte Dokumentenart eingeschränkt werden, wenn zum Beispiel nur nach Eingangsrechnungen gesucht werden soll.
Über das Suchfeld Barcode kann auch jederzeit nach einem Barcode eines abgelegten Dokumentes gesucht werden.
Der Suchbereich kann mit dem Stecknadelsymbol von der permanenten Anzeige gelöst werden und als Karteikarte am rechten Rand angezeigt werden:
Dadurch wird mehr Platz am Bildschirm für das Vorschaufenster oder die Beschlagwortung frei. Der Suchbereich kann durch Bewegen der Maus auf die Karteikarte wieder eingeblendet werden. Bei Bedarf kann der Suchbereich wieder mit der Stecknadel fixiert werden. Natürlich kann auch die Breite des Suchbereichs durch Verschieben des Randes festgelegt werden.
Wird die Titelleiste des Suchen-Bereiches mit der Maus festgehalten, kann der Suchbereich ganz von der Navigation gelöst werden und an eine beliebige andere Stelle im Arbeitsbildschirm angedockt werden:
Beschlagwortung
So kann eine individuelle Anpassung des Arbeitsbildschirms an die Benutzeranforderungen vorgenommen werden. Die Speicherung der aktuellen Einstellungen des Arbeitsbildschirms kann über die Quick Access Toolbar mit dem Symbol „Fensterlayout für den angemeldeten Benutzer speichern" vorgenommen werden:
Der Bereich der Beschlagwortungen umfasst die Eigenschaften eines abgelegten Dokumentes. Die Beschlagwortungen sind völlig frei definierbar und gleichzeitig direkt mit Tabellen und Spalten der Iptor multiflex Warenwirtschaft verknüpfbar.
Verknüpfte Beschlagwortungen werden bei Ablage eines Dokumentes in der Warenwirtschaft automatisch befüllt und müssen nicht manuell eingegeben werden.
Der Beschlagwortungsbereich gliedert sich in eine Toolbar und in die Beschlagwortungsliste. Die Beschlagwortungsliste besteht immer aus einem Eintrag „Dokument", welcher die allgemeinen Eigenschaften der abgelegten Datei beinhaltet.
Neben dem Eintrag „Dokument" finden sich beliebig viele Zuordnungen zu gewissen Dokumentenarten – dies ist sogar mehrfach möglich. In diesem Beispiel handelt es sich beim abgelegten Dokument um einen Kundenauftrag – daher wird der Bereich „Aufträge an Kunden" mit den dort definierten Schlagwörtern angezeigt.
Die organisatorische Einheit eines Dokuments kann manuell angepasst werden, sofern keine Verknüpfung zu einem Dokument im multiflex ERP besteht.
Der Bereich der Beschlagwortungen kann wie der Suchbereich mit der Stecknadel gelöst und beliebig im Arbeitsbildschirm angeordnet werden (siehe dazu den Punkt Suchbereich).