Permanente Inventur

Inhalt

Permanente INVENTUR

Diese Form der Inventur sollte dann angewendet werden, wenn aus Gründen der Fortführung des laufenden Geschäftsbetriebes ein „Schließen" zu Inventurzwecken nicht möglich ist, bzw. wenn der Umfang der Inventur (z.B. sehr viele Artikel, schwer zählbar, zu geringe personelle Ressourcen für

Inventur) eine zeitliche Versetzung ohnehin bedingt.

Begriffsbestimmung

eine sich über das gesamte Jahr erstreckende laufende Bestandskontrolle
Inventurerstellung zum Bilanzstichtag (aus der Lagerbuchführung), Zeitpunkt der Inventurerstellung und Bestandsaufnahme fallen auseinander
mengenmäßige Bestandsfortschreibung
Koordination aus buchmäßiger (am Bilanzstichtag) und körperlicher (während des gesamten Geschäftsjahres) Bestandsaufnahme

Anwendungsvoraussetzungen

alle Bestände sowie alle Zu- und Abgänge müssen nach Tag, Art und Menge verbucht werden, d.h. eine wertmäßige Erfassung ist nicht erforderlich
es reicht mengenmäßige Fortschreibung in dem Zeitraum zwischen Inventurstichtag und Bilanzstichtag
Mindestens einmal pro Geschäftsjahr ist eine Kontrolle der Buchbestände der Lagerbuchführung durch körperliche Bestandsaufnahme vorzunehmen
Kontrolltermin beliebig wählbar
Kontrolltermin unabhängig vom Kontrolltermin des Vorjahres
es müssen nicht alle Bestände gleichzeitig kontrolliert werden

Gesetzliche Vorgaben in Österreich

UGB § 192

(1) Die Vermögensgegenstände sind im Regelfall im Weg einer körperlichen Bestandsaufnahme zu erfassen.

(2) Bei der Inventur für den Schluß eines Geschäftsjahrs bedarf es einer körperlichen Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt nicht, soweit durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden anderen Verfahrens gesichert ist, daß der Bestand der Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auch ohne die körperliche Bestandsaufnahme für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.

(3) In dem Inventar für den Schluß eines Geschäftsjahrs müssen Vermögensgegenstände nicht verzeichnet werden, wenn

der Unternehmer ihren Bestand auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme oder auf Grund eines gemäß Abs. 2 zulässigen anderen Verfahrens nach Art, Menge und Wert in einem besonderen Inventar verzeichnet hat, das für einen Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluß des Geschäftsjahrs aufgestellt ist, und
auf Grund des besonderen Inventars durch Anwendung eines den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahrens gesichert ist, daß der am Schluß des Geschäftsjahrs vorhandene Bestand der Vermögensgegenstände für diesen Zeitpunkt ordnungsgemäß bewertet werden kann.

(4) Bei der Inventur darf der Bestand von Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert auch mit Hilfe anerkannter mathematischstatistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Das Verfahren muß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Der Aussagewert des auf diese Weise aufgestellten Inventars muß dem Aussagewert eines auf Grund einer körperlichen Bestandsaufnahme aufgestellten Inventars gleichkommen.

Aus den Einkommensteuerrichtlinen Rz 2115

Jeder Bestand muss einem Arbeits- und Inventurplan folgend (gruppenweise) zumindest einmal im Geschäftsjahr körperlich aufgenommen werden.

Ein den GoB entsprechendes Verfahren (idR ordnungsmäßige Lagerbuchführung) hat sicherzustellen, dass für sämtliche Vorräte durch mengenmäßige (idR artikelgenaue) Verrechnung aller Zu- und Abgänge die zu bewertenden Bestände hinsichtlich Art und Menge zum Bilanzstichtag ermittelt werden können (fortschreiben bzw. rückrechnen).
Das Ergebnis der ordnungsmäßigen Lagerbuchführung (oder eines anderen den GoB entsprechenden Verfahrens) wird mit den Einzelwerten als Inventar der Bilanz zu Grunde gelegt.
Bestimmte Bestände (mit unkontrollierbarem Bestand, Verderb oder Schwund usw., bzw. bei in Relation besonders wertvollen Gütern) sind ausgenommen - siehe Rz 2112 f.

Vor- und Nachteile

Vorteile

Aufnahmezeitpunkt frei wählbar
Aufnahmearbeiten lassen sich auf das gesamte Jahr verteilen
kein Zeitdruck
Einsatz von qualifiziertem Personal möglich
Bestandsaufnahme bei niedrigen Beständen möglich
Bestandsaufnahme bei niedriger Beschäftigung/Auslastung möglich (z.B. im Betriebsurlaub unabhängig vom Geschäftsjahresabschluss)
geringfügigere Beeinflussung der betrieblichen Prozesse
frühere Analyse von Inventurdifferenzen möglich
Erhöhung des dispositiven Nutzens bei Beständen, die mehrfach kontrolliert werden
Verstärkung der Kontrollfunktion (Kontrolle des Personals)
Beschleunigung von Inventur- und somit Bilanzerstellung
Bestandsermittlung (aus der Lagerbuchführung), d.h. ohne die Inventur jederzeit möglich (eher Vorteil der Notwendigkeit der Lagerbuchführung)

Nachteile

keine stichtagsbezogene Gesamtkontrolle

Absolute Bestände

Damit der tatsächlich gezählte Bestand erhalten bleibt, soll zusätzlich zur Differenzbuchung die Speicherung des tatsächlich gezählten Bestandes erfolgen.

Speichern von Nullbeständen

Eine Zielsetzung innerhalb der permanenten Inventur ist, dass die Zählung zum Zeitpunkt möglichst geringer Bestände stattfindet. Der ideale Zeitpunkt zur Zählung ist der Nullbestand.
Dies bedeutet, dass auch Nullbestände gespeichert werden müssen.

Speichern von Null-Differenzen

Es müssen auch Inventurerfassungen gespeichert werden, die eine NULL-Differenz zwischen Soll- und Istbestand haben, um den Nachweis der Zählung zu einem bestimmten Zeitpunkt erbringen zu können.

Artikelkartei

Buchungsdatum und Uhrzeit

Ausgangslieferscheine

In der Artikelkartei erfolgt der Buchungseintrag mit dem Inhalt der Spalte „Buchungszeit" aus den Lieferscheinpositionen.
Als Vorschlagswert werden das Systemdatum und die Systemuhrzeit verwendet.
Die Spalte ist durch den Benutzer editierbar.

Eingangslieferscheine

Es wird bei technischer Freigabe mit Systemdatum und Systemuhrzeit gebucht.

Inventurbuchungen

Es werden Datum und Uhrzeit der Inventurerfassung auch für die Artikelkarteibuchung angewendet.

Alle anderen Lagerbewegungen

Werden mit Systemdatum und Systemuhrzeit der Speicherung gebucht.

Inventurbestand

In der Artikelkartei wird dies in der Spalte INVENTUR dargestellt.
In der Spalte Inventur wird der durch Zählung ermittelte Bestand des jeweiligen Artikels zum Inventurzeitpunkt gespeichert.

Inventurzeitpunkt

Damit die Inventurerfassung im laufenden Geschäftsbetrieb durch am Tag der Inventuraufnahme nicht durch Ab- und Zubuchungen des normalen Geschäftsbetriebes verfälscht werden kann, wird zu sämtlichen Lagerbewegungen die sekundengenaue Uhrzeit mitgespeichert. Zum Zählzeitpunkt ist ebenfalls die Uhrzeit mit anzugeben.

Anzeige des Bestandes zum Inventurzeitpunkt

Die Spalte Inventur wird in der Artikelkartei angezeigt. Damit ist die Auswertung des tatsächlich gezählten Bestandes möglich, auch wenn es keine Differenzen zwischen Soll- und Istbestand gab.

Stichtagsbestände und Stichtagsbewertung

Die Buchung des gezählten Bestandes wird nicht anstatt der Inventurdifferenzbuchung durchgeführt, sondern zusätzlich zur Differenzbuchung im gleichen Datensatz gespeichert.
Die Differenzbuchung im Datensatz der Inventurbuchung stellt sicher, dass zum Zeitpunkt der Inventurbuchung der errechnete Sollbestand und der gezählte Istbestand gleich sind.
Damit sind nach wie vor Stichtagsbestände und Stichtagsbewertungen möglich.

Inventurzähllisten

Permanente Zählung

In Inventur Drucken Zählliste kann mit den Optionsfelder nur noch nicht inventierte Artikel, nur bereits inventierte Artikel und alle Artikel verschiedene Zähllisten für alle 3 Fälle erstellt werden.

Zusätzlich kann eine Liste "aller noch nicht inventierten Lagerorte" erstellt werden, welche unabhängig von Sollbeständen der Artikel eine Prüfung der Zählung jedes Lagerorts ermöglicht.

Siehe dazu auch den Punkt "Liste für nicht inventierte Lagerorte" aus der Funktionsbeschreibung Inventur: Funktionsbeschreibung Inventur

Artikel ohne Bestand und ohne Bewegung

In Inventur Drucken Zählliste kann in ohne Bewegung seit ein Datumseintrag eingegeben werden, um nur jene Artikel abzufragen, die keine Bewegung seit diesem Datum bis zum Systemdatum hatten.

Lagerbuchungssperre

Grundlagen

Wenn Grundlagen Programmsteuerung Steuerung Buchungssperre für Zähllisten aktiviert ist, werden beim Speichern einer Zählliste automatisch alle in der Zählliste gespeicherten Artikel für alle Lagerbuchungen gesperrt.

Inventursperren bearbeiten

In Inventur / Datensatz wird dem neuen Befehl Inventursperren bearbeiten das Dialogfenster Inventursperren bearbeiten (wie Lagerumbuchung in Kartei) geöffnet.

Darin ist die Auswahl der Artikelnummer mit [ F10 ] (öffnet ALT-Q) sowie die Auswahl des Lagers mit [ F10 ] möglich.

Wenn Artikelnummer und Lager ausgewählt sind, sind die Schaltflächen

Buchungssperre setzen

und

Buchungssperre aufheben

aktiv.

Mit Schließen wird das Dialogfenster ohne Aktion geschlossen.

Durch Betätigen der jeweiligen Schaltfläche wird die Aktion ausgelöst.

Automatische Inventursperre

In der Pflegetabelle für LAGER wird dazu die Einstellung „Inventursperre ohne Bestand“ verwendet. Die Einstellung wird auf Lagerebene erstellt, damit auch nur einzelne Lager auf die permanente Inventur umgestellt werden können.

Wird auf Lagerebene die Einstellung aktiviert, wird folgende Frage angezeigt: „Bei allen Lagerorten mit Bestand 0 Inventursperre setzen?“ (Ja/Nein).

Mit Klick auf „Ja“ wird bei allen aktiven Lagerorten dieses Lagers die Spalte „INVENTURSPERRE“ auf 1 gesetzt. Mit „Nein“ wird die Inventursperre in den Lagerorten jetzt noch nicht gesetzt, sondern erst bei der nächsten Buchung, bei der der Bestand auf 0 fällt.

Im Fenster „Lagerorte“ (in Grundlagen) soll die Spalte Inventursperre editierbar mit angezeigt werden.

Sobald der Bestand eines Lagerortes auf 0 fällt, wird die Spalte Inventursperre auf 1 gesetzt.

So lange die Inventursperre gesetzt ist, kann keine Zubuchung oder Abbuchung auf den Lagerort erfolgen, außer es handelt sich bei der Buchung um eine Inventurbuchung.

Wird eine Inventurbuchung durchgeführt, wird der Haken Inventursperre automatisch deaktiviert und der Lagerort kann wieder „normal“ bebucht werden.

Automatische Inventursperre je Jahr

Auf LAGERORT-Ebene wird dazu die Einstellung „Inventursperre Jährlich“ verwendet. Hat ein Lagerort diese Einstellung aktiviert, dann wird bei einem Fall des Lagerbestandes auf Bestand=0 nur dann eine automatische Inventursperre gesetzt, wenn im laufenden Geschäftsjahr noch keine Inventurbuchung auf diesem Lagerort erfolgt ist (egal welcher Artikel).

Nachweis der Inventuraufnahme

Durch Abfrage aller Datensätze der Artikelkartei, die im laufenden Geschäftsjahr noch keine Inventurbuchung haben können auf einfache Weise jene Artikel selektiert werden, die im Geschäftsjahr noch nicht inventiert wurden.

Eine Druckliste kann durch Druck einer Inventurzählliste mit der Option

nur bereits inventierte Artikel

erstellt werden.

Ermittlung der zu inventierenden Artikel

Durch Abfrage aller Datensätze der Artikelkartei, die im laufenden Geschäftsjahr noch keine Inventurbuchung haben und deren Sollbestand kleiner einer bestimmten Menge oder gleich Null sind, können auf einfache Weise jene Artikel selektiert werden, die jetzt ideal inventiert werden könnten.

Eine Druckliste kann durch Druck einer Inventurzählliste mit der Option

nur noch nicht inventierte Artikel

erstellt werden.

Nicht mehr zu inventierende Artikel

Wenn Artikel seit einem Jahr nicht mehr inventiert wurden und auch keine Bewegung hatten, soll deren Bestand automatisch auf 0,00 gesetzt werden.

Es wird also vorausgesetzt, dass der Artikel nicht inventiert werden konnte weil kein physischer Bestand vorhanden war.

In Inventur Drucken Zählliste kann folgende Einstellung getroffen werden:

Gewünschtes Lager auswählen.

Optionsfeld nur noch nicht inventierte Artikel aktivieren

Kontrollkästchen nur mit Lagerbestand = 0 aktivieren

In ohne Bewegung seit [Datum (00:00:00)] das gewünschte Datum eintragen.

Die so erstellte Zählliste ist in der Inventur-Schnellerfassung zu öffnen.

Durch Doppelklick auf den Spaltenkopf von Ist-Bestand wird die Meldung

Sind Sie sicher, dass Sie alle leeren Einträge mit 0 belegen wollen ?

angezeigt.

Mit OK wird für alle Positionen der Wert 0,00 in die Spalte Ist-Bestand für all Artikel, die nicht Seriennummern- oder Chargenartikel sind, eingetragen.

Mit Übertrag Inventurliste werden die Inventur- und die Karteibuchungen durchgeführt.

Wichtige Hinweise

Mehrfachplatzierungen

Dieser Punkt ist nur bei der Buchungsmethode „Ohne Lagerortbuchungen" relevant:

Wenn es einen Artikel mehrfach innerhalb eines Lagers auf mehreren Lagerorten geben kann ist sicherzustellen, dass der Artikel an allen Lagerorten gezählt wird, da ansonsten falsche Inventurbestände entstehen.

Offline Zählung

Wenn die Zeitspeicherung der Inventurzählung nicht gewährleistet werden kann (keine online - Erfassung der Zählung), ist die Inventur außerhalb der Geschäftszeiten oder in einem jeweils für die Artikelentnahme gesperrten Bereich durchzuführen.

Artikelsperre während Inventur

Damit die Zählung ohne Beeinflussung durch Wareneingänge und Warenausgänge erfolgen kann, ist die Zählliste für die Inventur zu sperren.

Bei Übertrag Inventurliste wird die Sperre automatisch wieder aufgehoben.

Inventur Schnellerfassung

Neben dem Feld Inventurliste per gibt es im Feld Stichtag die Möglichkeit einer minutengenauen Eingabe des Beginnes der Inventur-Zählung.

Inventurerfassung über MDE

Offline

Wenn die Inventurerfassung über ein mobiles Datenerfassungsgerät (MDE) wie zum Beispiel einem BHT-Speicherstift erfolgt, wird bei Erstellung des Datenerfassungsfiles automatisch das Datum und die Uhrzeit gespeichert.

Beim Einlesen eines externen Files mit Übernahme MDE (BHT) werden in der Datenbank das Datum und die Uhrzeit der Inventurerfassung je Artikel mitgespeichert.

Online

Erfolgt die Inventur mit dem POLLEX-LC SmartCenter, so werden automatisch Datum und Uhrzeit der Inventurbuchung ermittelt und in den Buchungssatz eingetragen.

In dieser Variante ist die Verwendung von Zähllisten nicht erforderlich!