Funktionsbeschreibung Inventur

Inhalt

Inventur

Funktionsübersicht

In der Inventur werden folgende Funktionen verwaltet:

• Erstellung von Inventurzähllisten

• Inventurschnellerfassung

• Inventurlisten (Inventurerfassung und Inventurdifferenzlisten)

• Bewertung nach FIFO

Verweise zu anderen Hilfedokumenten

Allgemeine Bedienung

• Bestandteile und allgemeine Funktionen von TaskCenter Fenstern

• Tastaturbedienung und Tastaturkürzel

• Allgemeine Konventionen (Bedeutung von Hervorhebungen im Text)

Fenster Inventurzähllisten

In Inventurzähllisten können Zähllisten für die Durchführung der Inventur erstellt werden.

Liste für nicht inventierte Lagerorte

Seit TaskCenter Version 4.76.16.0 gibt es die Funktion eine Zählliste für alle noch nicht inventierten Lagerorte ab einem gewissen Datum zu erstellen.

Inventurartikel

Um die Funktion nutzen zu können wird ein Inventurartikel vorausgesetzt. Dafür sollte ein Artikel mit Artikelart "M" und Bestand=0 im System angelegt werden. Der Lieferant des Artikels ist prinzipiell egal - es kann z.B. das eigene Unternehmen als Lieferant gewählt werden. Dieser Inventurartikel scheinst später mit der Bezeichnung 1 am Ausdruck der Inventurzählliste auf. Um Kommissionierer nicht unnötig zu verwirren wäre eine Bezeichnung 1 wie z.B. "Lagerort leer" oder "Leer bestätigen" ratsam.

Der Artikel kann weder mithilfe einer Inventur noch einer anderen Lagerbuchung einen Bestand ungleich 0 erhalten.

Grundlageneinstellung

Im Fenster Grundlagen Manager unter dem Menüpunkt Inventur ist das Feld "Inventurartikel" zu befüllen. Hier wird der zuvor angelegte Inventurartikel eingetragen.

Fenster Inventurzählliste

Im Fenster Inventurzählliste wird nach der eigentlichen Inventur eine Zählliste mit "NEU" erstellt. Es werden die betreffenden Lager ausgewählt und der Haken "nur noch nicht inventierte Lagerorte seit" aktiviert und ein Datum gleich bzw. nach der letzten Inventur gewählt.

Es wird nun eine Liste mit allen noch nicht inventierten Artikeln seit diesem Datum erstellt und wenn ein Inventurartikel im Grundlagen Manager hinterlegt wurde ebenfalls alle Lagerorte, welche keinen Artikel mit Sollbestand und keiner Bewegung aufweisen angeführt. Wurde kein Inventurartikel im Grundlagen Manager eingetragen, dann wird anstatt der Liste der noch nicht inventierten Lagerorte eine Liste der noch nicht inventierten Artikel ausgegeben.

Dabei werden auch "gesperrte" Lagerorte berücksichtigt, also mit in die Liste aufgenommen. Um auf diesen Lagerorten eine Buchung vornehmen zu können, muss aber die Sperre vor der Durchführung der Buchung entfernt werden.

Wie oben ersichtlich wurden nun eine Zählliste erstellt. Auf Lagerort 1 sind mehrere Artikel vorhanden, welche noch nicht inventiert wurden. Auf Lagerort 2 hingegen gibt es keinen Artikel mit Sollbestand. Daher wurde dieser Lagerort nun mit dem Inventurartikel und einem Sollbestand von 0 versehen. Auf dem Ausdruck der Zählliste wird der Lagerort mit Anzeige der Bezeichnung 1, also in diesem Fall "Lagerort leer" angezeigt.

Inventur im TaskCenter

Wird die Zählliste im TaskCenter im Fenster Inventurschnellerfassung aufgerufen, ist ersichtlich, dass die Lagerorte mit dem Inventurartikel gleich mit Istbestand=0 eingetragen werden. Wird die Zählliste nun so übertragen, dann wird eine Inventur mit dem Inventurartikel auf dem Lagerort mit Istbestand 0 erstellt und dies so in die Artikelkartei eingetragen. Somit hat der Lagerort eine Inventurbuchung erfahren und kommt bei der nächsten Ausführung einer Zählliste für "nicht inventierte Lagerorte" mit dem selben Stichtag nicht mehr vor.

Inventur im SmartCenter

Wird die Zählliste im SmartCenter abgearbeitet, dann wird nach dem Scan des Lagerortes ein Scan des Artikels erwartet. Da der Inventurartikel physisch nicht vorhanden ist und somit nicht gescannt werden kann, wurde ein neues Smybol "Lagerort leer bestätigen" eingefügt.

Wird dieses Symbol betätigt, dann wird für den gewählten Lagerort ein Eintrag mit Istbestand=0 für den Inventurartikel gemacht. Alle anderen Artikel, welche auf diesem Lagerort liegen, können in weiterer Folge im TaskCenter in der Inventurschnellerfassung vor dem Übetrag der Liste auf Istbestand=0 gesetzt werden. Ist der Lagerort nicht tatsächlich leer, dann wird nach dem Scan des Lagerortes einfach der darauf befindliche Artikel gescannt und somit ein tatsächlicher Bestand eines Artikels bestätigt.

Der eigentliche Übertrag der Zählliste erfolgt wie gewohnt im TaskCenter.

Fenster Inventurschnellerfassung

In der Inventurschnellerfassung können, die Istwerte die bei der Inventur mit den Zähllisten gezählt wurden, erfasst und die Inventur mittels Übertrag erstellt werden.

Symbolleiste

In der Symbolleiste wird für jede Funktion, die im Fenster zur Verfügung steht, ein Symbol zur direkten Anwahl der Funktion (Funktionssymbol) oder ein Symbol für ein PullDown - Menü (Befehlsliste) angezeigt, aus dem der gewünschte Befehl ausgewählt werden kann.

Funktionssymbole

Wenn der Mauszeiger über ein Funktionssymbol geführt wird, wird ein Tooltip mit dem der Name der Funktion angezeigt. – Wenn die Funktion auch durch ein Tastaturkürzel ausgeführt werden kann, wird auch das Tastaturkürzel im Tooltip angezeigt.

Übertrag Inventurliste

Prüfungen

Vor dem Übertrag der Inventurliste werden verschiedene Prüfungen durchgeführt. Schlägt eine Überprüfung fehl, so wird ein entsprechendes Protokoll mit der Ursache angezeigt und die Übertragung wird nicht durchgeführt. Die Einträge der Schnellerfassung bleiben bestehen.

Folgende Punkte werden geprüft:

• Datensätze ohne erfassten Ist-Bestand (leere Spalte Ist-Bestand)

• Abweichungen zwischen dem Ist-Bestand und den zugeordneten Serien-/Chargennummern.

Suchbezeichnung

Die Suchbezeichnung der Inventurbuchung kann im Grundlagen Manager unter Inventur / Automatische Inventurbezeichnung eingestellt werden. Für die Suchbezeichnung stehen

folgende Platzhalter zur Verfügung

<BENUTZERNAME>
<ZAEHLLISTE>
<DATUM>
<LAGER>

Fenster Inventurliste

In Inventurliste können Inventurkorrekturbuchungen durchgeführt werden.

Etiketten drucken

Inventurdifferenzliste kumuliert

In diesem Druckfenster können mehrere Inventuren zusammengefasst ausgewertet werden. Es können dazu entweder direkt die Inventurlisten ausgewählt werden, oder diese über das Lager und Datum von - bis eingeschränkt werden.

Zusätzlich können die Artikel über die Hauptgruppe, Sortiment, Gruppe und Reihe eingeschränkt werden.

Die Anzeige kann über 2 Arten erfolgen: Entweder über eine zusammenfassende Kumulierung über die Läger (Lagerebene) oder die Artikel (Artikelebene).

Zur Berechnung der Preise kann der Einkaufspreis per Dropdown selektiert werden.

Artikelebene

Lagerebene

Fenster Bewertung nach FIFO

Symbolleiste

In der Symbolleiste wird für jede Funktion, die im Fenster zur Verfügung steht, ein Symbol zur direkten Anwahl der Funktion (Funktionssymbol) oder ein Symbol für ein PullDown - Menü (Befehlsliste) angezeigt, aus dem der gewünschte Befehl ausgewählt werden kann.

Funktionssymbole

Wenn der Mauszeiger über ein Funktionssymbol geführt wird, wird ein Tooltip mit dem der Name der Funktion angezeigt. – Wenn die Funktion auch durch ein Tastaturkürzel ausgeführt werden kann, wird auch das Tastaturkürzel im Tooltip angezeigt.

Befehlslisten (PullDown - Menüs)

In der Symbolleiste wird für besondere Funktionen, die im Fenster Bewertung nach FIFO möglich sind, die Schaltfläche angezeigt, in der eine Befehlsliste beinhaltet ist (PullDown-Menü).

Durch Mausklick auf diese Schaltfläche wird die Befehlsliste geöffnet und es kann durch Mausklick auf den jeweiligen Befehlsnamen der Befehl ausgeführt werden.

FIFO-EK als mittel-EK in Artikelstamm übernehmen

Mit FIFO-EK als mittel-EK in Artikelstamm übernehmen werden Preise, die in der Spalte FIFO-EK der ausgewählten Bewertungsliste gespeichert sind, als mittlere Einkaufspreise in den Artikelstamm übertragen.

FIFO-ESP als mittel-ESP in Artikelstamm übernehmen

Mit FIFO-ESP als mittel-ESP in Artikelstamm übernehmen werden Preise, die in der Spalte FIFO-ESP der ausgewählten Bewertungsliste gespeichert sind, als mittlere Einstandspreise in den Artikelstamm übertragen.

FIFO-EK als Basisinventurpreis in Artikelstamm übernehmen

Mit FIFO-EK als Basisinventurpreis in Artikelstamm übernehmen werden Preise, die in der Spalte FIFO-EK der ausgewählten Bewertungsliste gespeichert sind, als Basispreis für die Inventurbewertung (= Inventurpreis vor Abwertung) in den Artikelstamm übertragen.

FIFO-ESP als mittel-ESP in Artikelstamm übernehmen

Mit FIFO-ESP als Basisinventurpreis in Artikelstamm übernehmen werden Preise, die in der Spalte FIFO-ESP der ausgewählten Bewertungsliste gespeichert sind, als Basispreis für die Inventurbewertung (= Inventurpreis vor Abwertung) in den Artikelstamm übertragen.

Feldteil

Die Datenfelder beschreiben die Kopfdaten der Bewertungsliste.

Tabellenteil

Nach Erstellung einer neuen Bewertungsliste bzw. nach Auswahl einer bestehenden Bewertungsliste werden im Tabellenteil die zur Bewertung selektierten Artikel angezeigt.

Neue Bewertung nach FIFO erstellen

Mit dem Symbol  (Neu) oder dem Tastaturkürzel [ Strg ] [ N ] wird die Anlage einer neuen Bewertungsliste begonnen.

Es werden dabei durch das System folgende Funktionen ausgeführt:

Sperre aller anderen Fenster

Sofort nach dem Betätigen des Symbols (Neu) wird es durch das Symbol (Verwerfen) ersetzt.

Solange das Symbol (Verwerfen) angezeigt wird, sind alle anderen Fenster im POLLEX-LC TaskCenter außer dem Fenster, das im Status Neu ist, gesperrt (disabled). Alle anderen Fenster werden erst wieder freigegeben (enabled), nachdem der Benutzer den neuen Datensatz entweder gespeichert, oder den Status Neu durch Betätigen des Symbols (Verwerfen) beendet hat.

Leeren aller Datenfelder

Alle zum Zeitpunkt der Neuanlage eventuell befüllten Datenfelder des Fensters werden geleert.

Eingaben in einer neuen Bewertungsliste

Es wird eine fortlaufende Nummer für die neue Bewertungsliste durch das System vergeben.

Durch Eingabe eines Kennwortes sollte die Bewertungsliste für spätere Nutzung einfach erkennbar gemacht werden. Die Eingabe eines Kennwortes ist nicht zwingend.

Die Eingabe eines Stichtages ist zwingend, da dieses Datum sowohl für die Datenauswahl als auch für die Berechnung verwendet wird.

Es können beliebig viele Bewertungslisten erstellt werden.

Artikelauswahl

In jeder Bewertungsliste ist auszuwählen, welche Artikel bewertet werden sollen.

Alle Artikel zur Bewertung auswählen

Wenn in eine Bewertungsliste alle Artikel aufgenommen werden sollen, für die eine FIFO-Bewertung möglich ist, ist mit dem Symbol (Neu) eine neue Bewertungsliste zu erstellen und nach Eingabe von Stichtag und Kennwort das Symbol (Speichern) zu betätigen.

Wenn zum Zeitpunkt des erstmaligen Speicherns KEINE Artikel ausgewählt sind, wird das Fenster Meldung angezeigt:

Mit Ja werden alle Artikel in die Tabelle Bewertungsliste übernommen, für die bis zum angegebenen Stichtag ein Wareneingang oder eine Lagerumbuchung mit Bewertung in der Artikelkartei gespeichert ist.

Mit Nein wird Meldung geschlossen, ohne eine Artikelauswahl durchzuführen.

Nur bestimmte Artikel zur Bewertung auswählen

Wenn in eine Bewertungsliste nur bestimmte Artikel aufgenommen werden sollen, ist mit dem Symbol (Neu) eine neue Bewertungsliste zu erstellen und nach Eingabe von Stichtag und Kennwort das Symbol (Abfragebedingung) zu betätigen.
Nach Erstellung der SQL-Abfrage ist diese mit dem Symbol (Übernehmen) auszuführen.

Wenn bereits Abfragebedingungen erstellt und gespeichert wurden, kann aus dem Listfeld von der Name einer bereits gespeicherten Abfragebedingung ausgewählt und durch anklicken mit der Maus ausgeführt werden.

Durch das Ausführen der Abfragebedingung alle Artikel in die Tabelle Bewertungsliste übernommen, die der Abfragebedingung entsprechen UND für die bis zum angegebenen Stichtag ein Wareneingang oder eine Lagerumbuchung mit Bewertung in der Artikelkartei gespeichert ist.

Hinweis: Die Erstellung und Verwendung von Abfragebedingungen ist im Dokument LC-TC Allgemeine Bedienung.doc beschrieben.

Berechnung nach FIFO

Nach Erstellung einer neuen oder Auswahl einer bestehenden Bewertungsliste kann mit dem Symbol (Berechnung starten) die Berechnung der Einkaufspreise (FIFO-Einkaufspreise) und Einstandspreise (FIFO-Einstandspreise) nach den FIFO Regeln gestartet werden.

Am unteren, rechten Rand des Hauptfensters erfolgt die Fortschrittsanzeige.

Es werden die Anzahl der zu berechnenden Artikel, die laufende Abarbeitung und ein Laufbalken angezeigt.

Soll eine laufende Berechnung abgebrochen werden, so kann dies mit dem Symbol (Berechnung stoppen) erfolgen.

Mit Ja wird die Berechung sofort beendet. Mit Nein wird die Berechnung fortgesetzt.

Fenster FIFO Details

Mit dem Symbol (FIFO Details) kann FIFO Details geöffnet werden.

Wenn das Fenster FIFO Details geöffnet ist und im Tabellenteil des Fensters Bewertung nach FIFO ein Artikel markiert wird, werden für den markierten Artikel die Einzeldaten angezeigt, auf deren Basis der FIFO Preis ermittelt wurde.

FIFO - Bewertung in Artikelstammdaten übernehmen

Mit der Schaltfläche können die Bewertungsergebnisse bei Bedarf in den Artikelstamm übernommen werden.

Bei Ausführung der einzelnen Befehle wird nur jeweils genau der beim Befehl angegebene Preis in den Artikelstamm übernommen.

Beispiel: Wenn der mittlere Einkaufspreis (FIFO-EK) UND der mittlere Einstandspreis (FIFO-ESP) übertragen werden sollen, müssen BEIDE Befehle ausgeführt werden.

Bewertungsliste in Excel exportieren

Der Tabelleninhalt der Fenster Bewertung nach FIFO und FIFO Details können mit dem Symbol (Excel Export) aus der Symbolleiste des POLLEX-LC TaskCenter Hauptfensters als Excel-Datei exportiert werden.

Bewertungsliste Löschen

Nicht mehr benötigte Bewertungslisten können aus dem Listfeld von Nummer ausgewählt und mit dem Symbol (Löschen) gelöscht werden.

Vor dem tatsächlichen Löschen wird das Fenster Meldung geöffnet.

Mit Ja wird die selektierte Bewertungsliste gelöscht. Mit Nein wird Meldung geschlossen, ohne die Bewertungsliste zu löschen.

Fensterübersicht Inventur

Im Fenster Designer und Arbeitsgruppen Manager können die nachfolgend aufgelisteten, mit der Inventur zusammenhängenden, Fenster unter folgenden Begriffen einfach gefunden werden:

Inventur von seriennummernpflichtigen Artikeln

Seriennummernpflichtige Artikel können im Fenster „Inventurliste" in neuen Zeilen erfasst werden.

Ebenso ist auch die Übernahme aus der Inventurschnellerfassung möglich:

Mit Klick auf "Leere Istwerte = Soll setzen" im Fenster Inventurschnellerfassung werden auch SN-Artikel auf Istbestand=Sollbestand gesetzt – mit der Funktion "Übertrag Inventur" werden diese Artikel dann auch in die Inventurliste übernommen.

Zur Pflege des tatsächlichen Istbestands kann nun mit rechter Maustaste - "Seriennummern" oder durch Doppelklick auf die Spalte "Istbestand" das Pflegefenster zur Erfassung der tatsächlichen Seriennummern geöffnet werden.

Die Pflege von Seriennummern in bestehenden Inventuren kann nur erfolgen, wenn der Artikel seit dem Inventurstichtag noch nicht bewegt wurde. In diesem Fall wird eine entsprechende Meldung am Bildschirm angezeigt:

Hinweis: Mit dem POLLEX-LC SmartCenter kann die Inventur von seriennummernpflichtigen Artikeln auch per Scanner erfolgen.

Inventurabwertung nach Altersstruktur

Bei der Abwertung nach Altersstruktur werden nur Artikel selektiert, die einen Bestand > 0 haben. Aufgrund der Tage zwischen Datum letzter Einkauf  und Stichtag wird der Abwertungsprozentsatz ermittelt und in den betreffenden Artikel ABGEWERTET=1, IR=<Prozentsatz>, IVP=BASIS_IVP abzüglich Prozentsatz eingetragen. Es werden neue Datensätze in die Tabelle ARTIKEL_ABWERTUNG eingetragen.

Folgende Lager werden bei der Berechnung des Lagerbestandes zum Stichpunkt ausgenommen

Datum letzter Einkauf

Das Datum letzter Einkauf wird über den letzten Wareneingang (EINGANG > 0) aus der Kartei ermittelt. Hier werden ebenfalls die o.a. Lager ausgeschlossen. Sollte kein Datum letzter Einkauf ermittelt werden, wird das Datum der ältesten Inventur herangezogen. Ist auch keine Inventur vorhanden, wird letzter Einkauf aus Artikelstamm herangezogen. Ist auch dieses leer, wird der 01.01.1900 als letzter Einkauf verwendet.

Manuelle Inventurabwertung

Bei der manuellen Abwertung gibt es keinen Stichtag. Es wird das Systemdatum verwendet. Mit Auswahl kann eine Tabelle mit den ausgewählten Artikel befüllt werden. Ob Artikel mit oder ohne Lagerbestand selektiert werden sollen kann in diesem Fenster gesteuert werden. Jede Änderung des Inventurrabattes (Abschlag) wird in die Tabelle ARTIKEL_ABWERTUNG eingetragen. Wird der Inventurrabatt auf 0,00 geändert, wird im Artikelstamm Abgewertet deaktiviert, wird Inventurrabatt auf >0,00 geändert, wird im Artikelstamm Abgewertet aktiviert.