Wiedervorlage von Angeboten per E-Mail

Inhalt

Zielsetzung

Bestehende Angebote mit Wiedervorlage Datum kleiner gleich heute, werden automatisch noch einmal an den Kunden gemailt.

Ausführung

Eine .bat-Datei wird am Server automatisch jeden Tag gestartet und sendet alle Angebote per Mail an den Kunden, welche im Feld „Wiedervorlage" ein Datum kleiner gleich heute hinterlegt haben und noch nicht gesendet wurden. Über den Parameter DAYS kann man den Zeitraum nach hinten abgrenzen, damit nicht 2 Jahre alte Angebote nochmal versendet werden.

Wenn ein Angebot per Mail gesendet wurde, dann wird in der Tabelle LOGBUCH dazu ein entsprechender Eintrag gestellt, um die Versendung auch protokollieren zu können.

Protokollierung

Eintrag in Tabelle LOGBUCH:

Spalte	Beschreibung	Beispiel
NUMMER	Angebotsnummer	201750041
TABELLE	Datenbanktabelle	ANGEBOTE
SPALTE	Art der Protokollierung	WIEDERVORLAGE_MAILEN
DATUM	Datum	Datum der Versendung
AENDERUNG	Beschreibung des Eintrages	E-Mail gesendet an <E-Mail Adresse>, Wiedervorlage <Wiedervorlagedatum>

E-Mail Adressen

Die E-Mail Adresse für den Versand des Angebots wird wie folgt ermittelt:

Zu Handen aus dem Angebot – Ansprechpartner E-Mail Adresse
Falls dort keine Mail-Adresse hinterlegt ist, die E-Mail Adresse aus dem Kundenstamm
Falls dort keine Mail-Adresse hinterlegt ist, erfolgt keine Versendung. Es wird ein Protokolleintrag erstellt, damit dieses Angebot nicht in jedem Durchlauf wieder berücksichtigt wird.

E-Mail Texte

Für den Betreff und den Körpertext des E-Mails werden 2 Textbausteine definiert. Diese Textbausteine können auch in einer Fremdsprache angegeben werden.

Betreff

Textbaustein: EMAIL_WV_SUBJECT

Text

Textbaustein EMAIL_WV_TEXT

Platzhalter

Als Platzhalter in den Textbausteinen stehen folgende Werte zur Verfügung:

<DOCUMENT_NUMBER>	Angebotsnummer
<DOCUMENT_DATE>	Dokumentendatum
<CUSTOMER_NUMBER>	Kundennummer

E-Mail Anhang

Als Anhang an das E-Mail wird immer ein PDF des Angebots eingefügt. Das PDF wird zum Zeitpunkt der Versendung neu erstellt. Dazu kann ein „Druckprofil" angegeben werden, mit dessen Einstellungen (Kontrollkästchen und Drucklayout) das PDF erstellt wird.

Beispielaufruf

Das Programm LC.ScheduledTasks.exe kann dann mit folgenden Parametern aufgerufen werden:

LC.ScheduledTasks.exe

DATABASE=DB USER=SYSADM PASSWORD=SYSADM DB_TYPE=sql PROGRAM=EMailOffersToCustomer DAYS=14 SELECTIONCRITERIA=" and a.kategorie not in ('AUSSCHREIBUNGSTEXTE', 'INTERN') "PRINT_LAYOUT=P TEXTMODULE_SUBJECT=EMAIL_WV_SUBJECT

TEXTMODULE_BODY=EMAIL_WV_TEXT EMAIL_BCC=<BCC>EMAIL_SERVER=<Server> EMAIL_FROM=<From>EMAIL_USER=<User> EMAIL_PASSWORD=<Password>EMAIL_PORT=25

Beschreibung der Parameter

Parametername

Beispielwert

Bedeutung

DAYS

14

Selektiert alle Angebote mit Wiedervorlagedatum zwischen Heute minus 14 Tage und heute.

Setzt nach der Ausführung das Wiedervorlagedatum im Auftrag auf Heute plus 14 Tage.

Setzt nach der Ausführung das „Zu erledigen bis" im verknüpften CRM Vorgang auf Heute plus 14 Tage.

SELECTIONCRITERIA

" and a.kategorie not in ('AUSSCHREIBUNGSTEXTE', 'INTERN') "

Schließt alle Angebote aus, welche eine Kategorie gleich „AUSSCHREIBUNGSTEXTE" oder „INTERN" haben.

Es können alle Spalte aus Tabelle ANGEBOTE (a) und KUNDEN (k) verwendet werden.