Wiedervorlage von Angeboten per E-Mail
Inhalt
Zielsetzung
Bestehende Angebote mit Wiedervorlage Datum kleiner gleich heute, werden automatisch noch einmal an den Kunden gemailt.
Ausführung
Eine .bat-Datei wird am Server automatisch jeden Tag gestartet und sendet alle Angebote per Mail an den Kunden, welche im Feld „Wiedervorlage" ein Datum kleiner gleich heute hinterlegt haben und noch nicht gesendet wurden. Über den Parameter DAYS kann man den Zeitraum nach hinten abgrenzen, damit nicht 2 Jahre alte Angebote nochmal versendet werden.
Wenn ein Angebot per Mail gesendet wurde, dann wird in der Tabelle LOGBUCH dazu ein entsprechender Eintrag gestellt, um die Versendung auch protokollieren zu können.
Protokollierung
Eintrag in Tabelle LOGBUCH:
Spalte | Beschreibung | Beispiel |
NUMMER | Angebotsnummer | 201750041 |
TABELLE | Datenbanktabelle | ANGEBOTE |
SPALTE | Art der Protokollierung | WIEDERVORLAGE_MAILEN |
DATUM | Datum | Datum der Versendung |
AENDERUNG | Beschreibung des Eintrages | E-Mail gesendet an <E-Mail Adresse>, Wiedervorlage <Wiedervorlagedatum> |
E-Mail Adressen
Die E-Mail Adresse für den Versand des Angebots wird wie folgt ermittelt:
- Zu Handen aus dem Angebot – Ansprechpartner E-Mail Adresse
- Falls dort keine Mail-Adresse hinterlegt ist, die E-Mail Adresse aus dem Kundenstamm
- Falls dort keine Mail-Adresse hinterlegt ist, erfolgt keine Versendung. Es wird ein Protokolleintrag erstellt, damit dieses Angebot nicht in jedem Durchlauf wieder berücksichtigt wird.
E-Mail Texte
Für den Betreff und den Körpertext des E-Mails werden 2 Textbausteine definiert. Diese Textbausteine können auch in einer Fremdsprache angegeben werden.
Betreff
Textbaustein: EMAIL_WV_SUBJECT
Text
Textbaustein EMAIL_WV_TEXT
Platzhalter
Als Platzhalter in den Textbausteinen stehen folgende Werte zur Verfügung:
<DOCUMENT_NUMBER> | Angebotsnummer |
<DOCUMENT_DATE> | Dokumentendatum |
<CUSTOMER_NUMBER> | Kundennummer |
E-Mail Anhang
Als Anhang an das E-Mail wird immer ein PDF des Angebots eingefügt. Das PDF wird zum Zeitpunkt der Versendung neu erstellt. Dazu kann ein „Druckprofil" angegeben werden, mit dessen Einstellungen (Kontrollkästchen und Drucklayout) das PDF erstellt wird.
Beispielaufruf
Das Programm LC.ScheduledTasks.exe kann dann mit folgenden Parametern aufgerufen werden:
LC.ScheduledTasks.exe
DATABASE=DB USER=SYSADM PASSWORD=SYSADM DB_TYPE=sql PROGRAM=EMailOffersToCustomer DAYS=14 SELECTIONCRITERIA=" and a.kategorie not in ('AUSSCHREIBUNGSTEXTE', 'INTERN') "PRINT_LAYOUT=P TEXTMODULE_SUBJECT=EMAIL_WV_SUBJECT
TEXTMODULE_BODY=EMAIL_WV_TEXT EMAIL_BCC=<BCC>EMAIL_SERVER=<Server> EMAIL_FROM=<From>EMAIL_USER=<User> EMAIL_PASSWORD=<Password>EMAIL_PORT=25
Beschreibung der Parameter
Parametername | Beispielwert | Bedeutung |
DAYS | 14 | Selektiert alle Angebote mit Wiedervorlagedatum zwischen Heute minus 14 Tage und heute. Setzt nach der Ausführung das Wiedervorlagedatum im Auftrag auf Heute plus 14 Tage. Setzt nach der Ausführung das „Zu erledigen bis" im verknüpften CRM Vorgang auf Heute plus 14 Tage. |
SELECTIONCRITERIA | " and a.kategorie not in ('AUSSCHREIBUNGSTEXTE', 'INTERN') " | Schließt alle Angebote aus, welche eine Kategorie gleich „AUSSCHREIBUNGSTEXTE" oder „INTERN" haben. Es können alle Spalte aus Tabelle ANGEBOTE (a) und KUNDEN (k) verwendet werden. |