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Anforderungen
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Es wird das Zusatzprogramm LC.WpfInterfaces benötigt– die Einrichtung und der Ablauf wird in diesem Dokument beschrieben
Im Vorfeld sollten folgende Daten bekannt sein:
E-Mail Daten:
SMTP Server
SMTP User
SMTP Passwort
Absende-E-Mail-Adresse (z.B. rechnungen@firma.at): muss nicht existieren
Protokoll-E-Mail-Adresse (z.B. office@firma.at): dorthin wird nach jedem Versand das Protokoll der Übertragung geschickt
E-Mail Texte:
Gewünschter Betreff: hier ist es möglich die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum aus dem System übergeben zu lassen. Ansonsten ist der Betreff frei wählbar!
Gewünschter E-Mail Text: Hier kann ein frei definierbarer Text mitgegeben werden.
Einrichtung
Einstellungen
TaskCenter - Grundlagenmanager
Im Bereich Edifact:
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Feldbezeichnung |
Erklärung |
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eInvoice Mail Adresse aus dem Kundenstamm verwenden |
Nicht aktiviert: Die eInvoice-Mail - Adresse wird im PDF übergeben und dort ausgelesen
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Verzeichnis für Bereitstellung eInvoice PDF Dateien |
In diesem UNC Pfad werden beim Druck von Rechnungen die PDF-Rechnungen abgelegt.
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Einstellungen in LC.WpfInterfaces
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Feldbezeichnung |
Erklärung |
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SMTP Server
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Hier sind EMail Server Zugangsdaten zu hinterlegen. Bitte aktivieren sie am SMTP Server eventuell das "Relaying". |
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Programm beenden nach Anzahl E-Mails |
Falls der SMTP Server nur eine gewissen Anzahl von E-Mails pro Zeit erlaubt, kann hier ein Wert > 0 hinterlegt werden und die Schnittstelle zB über Windows Aufgabenplanung mehrmals hintereinander aufgerufen werden. |
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mit Dokumenten zu Seriennummern |
Sollten in der Ausgangsrechnung seriennummernpflichtige Artikel enthalten sein, werden die im Dokumentenexplorer zur Seriennummer abgelegten Dokumente als zusätzlicher E-Mail Anhang mit übertragen. |
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Office365 verwenden |
Ist eine versendung der Mails über Office365 gewünscht, ist dies hier zu aktivieren.
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Client ID |
Office365 Client ID. Nur verwendbar wenn "Office365 verwenden" aktiviert ist. |
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Client Secret |
Office365 Client Secret. Nur verwendbar wenn "Office365 verwenden" aktiviert ist. |
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Tenant ID |
Office365 Tenant ID. Nur verwendbar wenn "Office365 verwenden" aktiviert ist. |
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Verzeichnis |
Hier ist der gleiche Ordner wie zuvor im Grundlagenmanager zu hinterlegen - aus diesem Ordner liest die Schnittstelle die PDF Dateien |
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Absender |
Absender E-Mail Adresse |
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BCC-Adresse |
BCC E-Mail Adresse, welche die e-Mails zusätzlich bekommt. Mehrere Empfänger können Semikolon-getrennt eingetragen werden. |
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Betreff |
Betreff der E-Mail, es können die Platzhalter <INVOICE_NUMBER> und <INVOICE_DATE> verwendet werden, an deren Stelle die Rechnungsnummer und das Datum der Rechnung eingesetzt wird. |
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Textbaustein |
Das Kürzel einen Textbausteines, dies ist der E-Mail Text |
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Prefix |
Hier kann ein Prefix (zum Beispiel "RE_") angegeben werden. Das PDF-Dokument im E-Mail Anhang erhält dann einen um diesen Prefix erweiterten Dateinamen. |
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EMailadresse für Lesebestätigung |
Falls hier eine E-Mail Adresse angegeben wird, wird beim Empfänger eine Lesebestätigung angefordert. |
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Protokollierung EMail |
An diese E-Mail Adresse werden Statusinfos und das Protokoll der Schnittstelle geschickt. Die Überwachung der Schnittstelle obliegt NICHT POLLEX-LC sondern der Person, die als Empfänger des Protokolls hinterlegt ist! |
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Protokollierung Betreff |
Hier kann ein fixer Wert für den Betreff der Protokollierungsmail hinterlegt werden. Ohne Eintrag wird der Standardbetreff "Multiflex eInvoice-Schnittstelle - Bericht" verwendet. |
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Dateiname |
Hier kann ein Datennamen für zusätzliche Log-Dateien angegeben werden. |
Ablauf
Manuelles Versenden
Hier können die zu versendenden PDFs ermittelt werden, einzeln oder gesamt gesendet werden.
Für den laufenden Betrieb wird empfohlen, eine BAT/CMD - Datei mit folgendem Inhalt zu erstellen und diese mit der Windows Aufgabenplanung auf einem Server laufend (zB täglich 18Uhr) auszuführen:
C:\[Pfad….]\LC.WpfInterfaces\LC.WpfInterfaces.exe /DB=DB /U=SYSADM /P=SYSADM /I=eInvoice