DMSSmartFlow (LC.WpfInterfaces, DMSSmartFlow-Schnittstelle)

Über diese Schnittstelle können Dokumente auf Basis festgelegter Kriterien automatisch den jeweiligen Workflows zugewiesen werden (Smart Flows).

Erstellung von Profilen

Unmittelbar nach dem Start der Applikation steht die Profilverwaltung zur Verfügung.

Button / Icon	Funktion
	Bearbeiten der im Profil erstellten Smart Flows
	Führt die im Profil erstellten Smart Flows aus
	Löscht das Profil samt aller Smart Flows

Erstellung der Smart Flows

Über das “+” Symbol in der rechten unteren Ecke können beliebg viele Smartflows erstellt werden.

Ein Smart Flow besteht aus:

Feld	Beschreibung
Dokumententyp	Angabe, um welche Dokumente es sich in diesem Smart Flow handelt
Bedingungen	Hier können Einschränkungen / Bedingungen festgelegt werden, um bestimmte Dokumente bestimmten Workflows zuzuordnen.
Default Workflow	Wird für ein Dokument keine der definierten Einschränkungen / Bedingungen erfüllt, wird es dem Default-Workflow zugewiesen. Ist kein Default-Workflow hinterlegt, gilt das Dokument als „nicht bearbeitet“ und wird im nächsten Durchlauf erneut verarbeitet.

Ablauf

Bei der Ausführung eines Profils werden alle Smart Flows berücksichtigt.

Für jeden ausgewählten Dokumententyp werden sämtliche zugehörigen Dokumente ermittelt und den im jeweiligen Smart Flow definierten Prüfungen unterzogen.

Die Bedingungen werden in chronologischer Reihenfolge (von oben nach unten) ausgewertet. Der erste erfüllte Treffer bestimmt, welchem Workflow das Dokument zugewiesen wird.

Wird für ein Dokument keine der Bedingungen erfüllt, wird es dem Default-Workflow zugewiesen. Ist kein Default-Workflow hinterlegt, gilt das Dokument als „nicht bearbeitet“ und wird im nächsten Durchlauf erneut verarbeitet.

Dokumente, die durch den DMS Smart Flow einem Workflow zugeordnet wurden, werden in der DMS-Datenbank über das Feld DMS_DOCUMENT_STATE.SMARTFLOW_PROCESSED = 1 als verarbeitet gekennzeichnet.

Pflege

Bedingungen

Es wird zwischen einer „Bedingung“, die systemseitig vorgegeben ist, und einer „Beschlagwortung“ – ebenfalls eine Bedingung –, die vom Benutzer frei definiert werden kann, unterschieden.

+ Bedingung

Feld	Beschreibung
Kondition	Auswahl der systemseitig vorgegebenen Konditionen: AllMandatoryKeywordsFilled Das Dokument wird diesem Workflow zugewiesen, wenn alle Pflichtfelder in der Beschlagwortung ausgefüllt sind. NotAllMandatoryKeywordsFilled Das Dokument wird diesem Workflow zugewiesen, wenn nicht alle Pflichtfelder in der Beschlagwortung ausgefüllt sind.
Workflow	Workflow zu welchem das Dokument hinzugefügt werden soll.
Sortierung	Verschiebt die Bedingung in der Reihenfolge.
	Löscht die Bedingung.

+ Beschlagwortung

Feld	Beschreibung
Beschlagwortung	Auswahl welches Feld der Beschlagwortung für die Überprüfung verwendet werden soll.
Operator	Vergleichsoperator zwischen dem in der Beschlagwortung erfassten Wert und dem in der Bedingung definierten Wert. Folgende Operatoren stehen zur Auswahl: = “Gleich” != “Ungleich” < “Kleiner” > “Größer” <= “Kleiner oder gleich” >= “Größer oder gleich”
Wert	Wert, mit dem der in der Beschlagwortung erfasste Wert verglichen werden soll.
Workflow	Workflow zu welchem das Dokument hinzugefügt werden soll.
Sortierung	Verschiebt die Bedingung in der Reihenfolge.
	Löscht die Bedingung.

Einstellungen für die Automatisierung

Dies erfolgt über das Programm LC.WpfInterfaces und die Schnittstelle “DMSSmartFlow”.

Beispiel Inhalt Batch Datei

CODE

LC.WpfInterfaces.exe C=Config.xml

Config.xml Template

CODE

<DMSSmartFlow>
    <DB>Database</DB>
    <USER>User</USER>
    <PASSWORD>Password</PASSWORD>

    <!-- [Loglevel]  Detailgrad für die Logging-Datei, Mögliche Werte: Full,Detail,Info,Warning,Error -->
    <Loglevel>Detail</Loglevel>

    <!-- Angabe ob alle Profile ausgeführt werden sollen -->
    <ExecuteAllProfiles>true</ExecuteAllProfiles>

    <!-- Angabe ob spezifische Profile ausgeführt werden sollen - getrennt mit ; -->
    <ProfileNames></ProfileNames>

    <!-- Email Einstellungen -->
    <ProtocolEMail>ProtocolEMail</ProtocolEMail>
    <SenderEMail>SenderEMail</SenderEMail>
    <SmtpServer>SmtpServer</SmtpServer>
    <SmtpUser>SmtpUser</SmtpUser>
    <SmtpPassword>SmtpPassword</SmtpPassword>
    <SmtpPortNumber>25</SmtpPortNumber>
    <SmtpUseSSL>True</SmtpUseSSL>
</DMSSmartFlow>