Zusatztexte Dokumente

Inhalt

Zusatztexte

Das Modul Zusatztexte dient dazu, diverse Textpositionen inklusive Überschriften sowohl in den Kopfteil als auch in den Fußteil eines Dokumentes zu übernehmen. Diese können dazu dienen, Erläuterungen oder wichtige Informationen zusätzlich zum Positionsteil eines Angebots, einer Bestellung, einer Rechnung usw. angeben zu können. Außerdem können mit diesem Modul Bausteine für Kopf- und Fußteil erstellt und gespeichert werden, welche anschließend als Vorlage für andere Dokumente zur Verfügung stehen.

Die Funktion Zusatztexte ist auf zwei Fenster aufgeteilt. Das Fenster Zusatztext-Definitionen und das Fenster Zusatztexte. In Zusatztext-Definitionen können oben erwähnte Vorlagen für die mehrfache Verwendung in verschiedenen Dokumenten angelegt und gespeichert und bearbeitet werden. In Zusatztexte hingegen können für das aktive Dokument direkt Zusatztexte erstellt werden, oder jene, die im Vorfeld in Zusatztext-Definitionen erstellt wurden, einfügt werden.

Fenster Zusatztext-Definitionen

Zu finden ist dieses Fenster in den Grundlagen unter Vorgabewerte - Zusatztext-Definitionen.

Titelleiste

In der Titelleiste sieht man den Fenstertitel, sowie das gewählte Layout des Fensters. Am rechten Rand befinden sich die Symbole minimieren, maximieren und schließen.

Symbolleiste

In der Symbolleiste wird für jede Funktion, die im Fenster zur Verfügung steht, ein Symbol zur direkten Anwahl der Funktion (Funktionssymbol) angezeigt.

Wenn der Mauszeiger über ein Funktionssymbol geführt wird, wird ein Tooltip mit dem der Name der Funktion angezeigt. – Wenn die Funktion auch durch ein Tastaturkürzel ausgeführt werden kann, wird auch das Tastaturkürzel im Tooltip angezeigt.

Tastenkürzel	Tooltip	Beschreibung
[ Strg ] [ N ]	Neu	Mit *Neu* wird im Tabellenteil eine leere Zeile eingefügt, in der die Erfassung der neuen Kopf- bzw. Fußzeilendaten erfolgen kann.
[ Strg ] [ S ]	Speichern	Mit *Speichern* können neue Datensätze und geänderte Werte in bestehenden Datensätzen gespeichert werden.
[ Strg ] [ ENTF ]	Löschen	Mit *Löschen* können markierte Datensätze gelöscht werden
	Aktualisieren	Mit *Aktualisieren* kann die Ausgabe im Fenster erneuert werden.

Tabellenteil

Im Tabellenteil von Zusatztext-Definitionen kann die Erfassung neuer Kopf- oder Fußteil-Elemente zur nachfolgenden Zuordnung zu einer Bestellung eingegeben werden.

Feldbezeichnung	Erklärung
Gruppe	Im Feld Gruppe kann eine gewünschte Kurzkennzeichnung für die Gruppierung eingegeben werden. Datensätze mit der gleichen Gruppenbezeichnung werden anschließend immer gemeinsam, also als Gruppe in die Bestellung eingefügt. Das Feld Gruppe fasst maximal 5 Zeichen.
Schlüssel	Der Schlüssel wird so gewählt, dass dieser so kurz wie möglich für den Text dieses Zusatztext-Elementes gilt. In diesem Feld ist die Eingabe auf 20 Zeichen beschränkt.Beispiel: BORD als Abkürzung für Bordeaux
Sortierung	Bei der Sortierung kann gewählt werden, in welcher Reihenfolge die Zusatztext-Elemente später angedruckt werden.
Titel	Der Text im Feld Titel wird später auf der Bestellung als Überschrift des eigentlichen Textes angedruckt. In diesem Feld ist die Eingabe von maximal 40 Zeichen zulässig.
Textbausteinkürzel	Hier wird das Kürzel eingegeben oder über die Vorgabewerte-Tabelle ausgewählt welches später im Text angedruckt werden soll.
Bereichstyp	Mithilfe des Drop Down Menüs kann ausgewählt werden ob der Textbaustein für den Kopfteil oder den Fußteil gespeichert wird.
Anlagedatum	Wird das Feld leer gelassen und der Datensatz erstmalig gespeichert wird das aktuelle Datum inklusive aktuellem Zeitstempel eingefügt.
Letzte Änderung	Wird der Datensatz aktualisiert wird das aktuelle Datum inklusive aktuellem Zeitstempel eingefügt.

Vorgabewertetabellen

Zwei Felder innerhalb des Fensters Zusatztext-Definitionen haben Vorgabewertetabellen hinterlegt. Eine im Feld Gruppe, die andere im Feld Textbausteinkürzel. Diese können mit dem Symbol

im jeweiligen Feld geöffnet werden. Ist die genaue Kurzbezeichnung eines in der Vorgabewertetabelle angelegten Datensatzes bekannt, so kann dieser ebenfalls direkt eignegeben werden, ohne die Vorgabewertetabellen zu öffnen.

Vorgabewertefenster des Feldes Gruppe

Durch Druck auf

im Feld Gruppe kann das Vorgabewerte-Fenster geöffnet werden.

Tastenkürzel	Tooltip	Beschreibung
[ Strg ] [ N ]	Neu	Mit *Neu* wird im Tabellenteil eine leere Zeile eingefügt, in der die Erfassung der neuen Gruppierungsdaten erfolgen kann.
[ Strg ] [ S ]	Speichern	Mit *Speichern* können neue Datensätze und geänderte Werte in bestehenden Datensätzen gespeichert werden.
[ Strg ] [ ENTF ]	Löschen	Mit *Löschen* wird ein Datensatz aus den Vorgabewerten entfernt.
[Enter]	Übernehmen	Mit *Übernehmen* wird die ausgewählte Zeile automatisch in das Feld Gruppe im Fenster Zusatztext-Definitionen übernommen und das Fenster Vorgabewerte geschlossen.

Im Tabellenteil wird mit Neu eine leere Zeile eingefügt, in welcher anschließend im Feld KZ ein Kennzeichen (max. 5 Zeichen) für die neue Gruppierung vergeben werden kann. Im Feld Bezeichnung kann ein sprechender Titel vergeben werden.

Vorgabewertefenster des Feldes Textbausteinkürzel

Durch Druck auf

im Feld Textbausteinkürzel kann das Vorgabewerte-Fenster geöffnet werden.

Tastenkürzel	Tooltip	Beschreibung
[ Strg ] [ N ]	Neu	Mit *Neu* wird im Tabellenteil eine leere Zeile eingefügt, in der die Erfassung der neuen Gruppierungsdaten erfolgen kann.
[ Strg ] [ ENTF ]	Löschen	Mit *Löschen* können markierte Datensätze gelöscht werden
[ Strg ] [ S ]	Speichern	Mit *Speichern* können neue Datensätze und geänderte Werte in bestehenden Datensätzen gespeichert werden.
	Felder leeren	Mit *Felder leeren* leert man die Ausgabe des Tabellenteils und des Textteils des Fensters Textbausteine.
	Drucken	Mit *Drucken* kann der aktuelle Textbaustein gedruckt werden. Mit dem kleinen Pfeil öffnet sich ein Drop Down Menü, wo Alle Textbausteine, Aktueller Textbaustein oder Aus aktueller SQL Abfrage ausgewählt werden kann.
	Fremd-sprachen Text-bausteine	Mit *Fremdsprachen Textbausteine* wird ein neues Fenster mit dem Titel Fremdsprachen Textbausteine geöffnet, in welchem man für die Sprachen Englisch, Französisch, Italienisch, Rumänisch und Ungarisch Textbausteine erstellen kann.
[Enter]	Übernehmen	Mit *Übernehmen* wird die ausgewählte Zeile automatisch in das Feld Textbausteinkürzel im Fenster Zusatztext-Definitionen übernommen und das Fenster Textbausteine geschlossen.
[Strg] [A]	Alle Daten-sätze selektieren	Mit *Alle Datensätze selektieren* können alle Textbausteine, welche angelegt sind, angezeigt werden, beispielsweise nachdem mithilfe von Felder leeren die Ausgabe geleert wurde.
	Abfrage-bedingung	Mithilfe von Abfragebedingung kann eine SQL-Abfrage erstellt werden, wodurch die Textbausteine nach bestimmten Kriterien gefiltert werden können.

Im Tabellenteil wird durch Druck auf Neu

eine leere Zeile eingefügt, in welcher anschließend im Feld Kürzel ein Kennzeichen, welches sprechend für den anschließend gewählten Langtext stehen soll, gewählt werden. Im Feld Kategorie kann ausgewählt werden zu welcher Kategorisierung der Textbaustein zugeordnet werden soll. für die neue Gruppierung vergeben werden kann. Im Fenster rechts des Tabellenteils mit der Überschrift Text, kann nun der Langtext für den Textbaustein gewählt werden. Wird dieser Textbaustein nun gespeichert

, kann dieser mithilfe von übernehmen

in das Fenster Zusatztext-Definitionen übernommen werden.

Fenster Zusatztexte

In der Navigationsleiste unter Auftragsbearbeitung – Zusatztexte. Wird das Fenster geöffnet ist es vorerst inaktiv. Erst wenn in der Auftragsbearbeitung unter Bestellungen das Fenster Kopfdaten geöffnet wird und eine bestehende Bestellung geöffnet oder einen neue Bestellung erstmalig gespeichert wird, kann das Fenster Zusatztexte bearbeitet werden.

Titelleiste

In der Titelleiste sieht man den Fenstertitel, die Dokument Nummer auf welche sich das Fenster bezieht, sowie das gewählte Layout des Fensters. Am rechten Rand befinden sich die Symbole minimieren, maximieren und schließen.

Symbolleiste

In der Symbolleiste wird für jede Funktion, die im Fenster zur Verfügung steht, ein Symbol zur direkten Anwahl der Funktion (Funktionssymbol) angezeigt.

Wenn der Mauszeiger über ein Funktionssymbol geführt wird, wird ein Tooltip mit dem der Name der Funktion angezeigt. – Wenn die Funktion auch durch ein Tastaturkürzel ausgeführt werden kann, wird auch das Tastaturkürzel im Tooltip angezeigt.

Tastenkürzel	Tooltip	Beschreibung
	Neu	Mit *Neu* wird ein Drop Down Menü geöffnet, wo ausgewählt werden kann ob man einen neuen Datensatz im Kopfteil oder im Fußteil einfügen möchte.
[ Strg ] [ S ]	Speichern	Mit *Speichern* können neue Datensätze und geänderte Werte in bestehenden Datensätzen gespeichert werden.
[ Strg ] [ ENTF ]	Löschen	Mit *Löschen* kann der markierte Datensatz gelöscht werden.
[Alt] [Rück]	Felder leeren	Mit *Felder leeren* wird der Inhalt aller Textelemente entfernt. Dabei wird noch kein Eintrag in der Datenbank aktualisiert.
	Ganz nach Oben	Mithilfe von *Ganz nach Oben* wird das gewählte Zusatztext-Element an die erste Stelle gereiht.
	Nach Oben	Mithilfe von *Nach Oben* wird das gewählte Zusatztext-Element eine Stelle nach oben gereiht.
	Nach Unten	Mithilfe von *Nach Unten* wird das gewählte Zusatztext-Element eine Stelle nach unten gereiht.
	Ganz nach Unten	Mithilfe von *Ganz nach Unten* wird das gewählte Zusatztext-Element an die letzte Stelle gereiht.
	Alle Ausklappen	Mit *Alle Ausklappen* werden alle Zusatztext-Elemente vollständig angezeigt.
	Alle Einklappen	Mit *Alle Einklappen* wird bei allen Zusatztext-Elementen nur noch der Titel angezeigt.
	Gruppen	Mit *Gruppen* lassen sich direkt alle Datensätze deren Bezeichnung im Fenster Zusatztext-Definitionen im Feld Gruppe identisch sind und jener in den Gruppen ausgewählten Bezeichnung entsprechen. Beispiel: In Zusatztext-Definitionen sind drei Datensätze mit der Gruppe „BORD" angelegt worden, zwei für den Kopfteil, einer für den Fußteil. Wird nun bei Gruppen „BORD" ausgewählt werden diese drei Datensätze übernommen.
	Standard-werte laden	*Standardwerte laden* setzt die Datensätze wieder auf den Standard zurück, der durch den Wert in Gruppen festgelegt wurde. Beispiel: Wurde die Gruppe „BORD" gewählt, ein weiteres Zusatztexte-Elemente hinzugefügt und eines der Elemente aus der Gruppe „BORD" geändert, so setzt das Symbol Standardwerte laden die Elemente wieder auf die Standardwerte der Gruppe „BORD" zurück.

Tabellenteil

Im Tabellenteil befinden sich direkt unter der Iconleiste die beiden Tabs Kopfteil und Fußteil, mithilfe derer zwischen den Kopf- und Fußteil-Elementen hin und her gewechselt werden kann. Beide Tabs sind in der Standardeinstellung leer. Nun kann mithilfe von Neu

ein leeres Kopfteil- oder Fußteil-Element eingefügt werden, oder mithilfe der Funktion Gruppen

in der Symbolleiste eine vorgefertigte Gruppe eingefügt werden. Ist ein Element eingefügt kann man in der Überschriftenleiste des Elementes mit dem

bzw.

das Element ein bzw. ausklappen. Darunter befinden sich für jedes Element jeweils die drei Felder Schlüssel, Etiketten und Text.

Feldbezeichnung	Erklärung
Schlüssel	Der Schlüssel wird so gewählt, dass dieser so kurz wie möglich für den Text dieses Zusatztext-Elementes gilt.Beispiel: BORD als Abkürzung für Bordeaux
Titel	Der Titel wird auf dem Dokument als Überschrift des Textes angedruckt. Der Titel kann höchstens 40 Zeichen umfassen.
Text	Der Text wird direkt unter der Überschrift angedruckt. Maximal sind hier 4.000 Zeichen zulässig.