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Teilrechnungen für Aufträge
Wird für einen Auftrag der Gesamtpreis zu mehreren Teilen zu unterschiedlichen Zeitpunkten verrechnet kann die Zusatzfunktion „Teilrechnungen" sehr dienlich sein. Dabei unterstützt Sie das Programm dahingehend, dass bei Erstellung einer Teilrechnung geprüft wird, ob der Restbetrag höher oder gleich dem Teilrechnungsbetrag ist.
Die Funktionen der Zusatzfunktion sind im Fenster Angebote/Aufträge unter Sonderfunktionen - Erstelle Lieferschein und Rechnung - Teilrechnung erstellen, sowie im Fenster Rechnungen unter Neu – Schlussrechnung für Auftrag zu finden.
Eine Teilrechnung für einen Auftrag kann ausschließlich aus dem Fenster Angebote/Aufträge heraus erstellt werden und ist nicht zu verwechseln mit Teilrechnung für Projekte welche wiederum aus dem Fenster Rechnungen erstellt wird.
Um aus Angebote/Aufträge die Teilrechnungen zu ermöglichen müssen vorbereitende Maßnahmen getroffen werden. Diese werden im folgenden Abschnitt beschrieben.
Erstellung Teilrechnungsartikel
Im Artikelstamm muss ein neuer Artikel (Artikelart „D") angelegt werden, welcher später automatisch in die Teilrechnung eingefügt wird. Die Artikelnummer und die Bezeichnung sind hierbei frei wählbar, es wird allerdings empfohlen die Artikelnummer und die Bezeichnung so zu wählen, dass der Artikel als Teilrechnungsposition identifizierbar ist. Z.B. könnte als Artikelnummer TEILREPOS und als Bezeichnung TEILRECHNUNGSPOSITION gewählt werden.
Zuordnung des Teilrechnungsartikels
Nun sollte in der Navigation unter Grundlagen der Grundlagen Manager aufgerufen werden. Im Knoten Allgemein unter Rechnungen finden Sie die Einstellung Artikelnummer für Teilrechnungen, wo Sie den zuvor angelegten Artikel nun hinterlegen müssen.
Aktivierung Teilrechnung in Auftrag
Die nächste Voraussetzung um eine Teilrechnung erstellen zu können ist es, dass ein Auftrag besteht (Auftrag im Fenster Angebote/Aufträge aktiviert), sowie dass in der Registerkarte Auftragsinfo die Option „Teilrechnungen" aktiviert ist.
Erstellung einer Teilrechnung
Im Fenster Angebote/Aufträge unter Sonderfunktionen - Erstelle Lieferschein und Rechnung ist nun die Option Teilrechnung erstellen aktiviert.
Wählen Sie diese Option nun aus wird ein zusätzliches Fenster „Teilrechnung erstellen" geöffnet. Hier können Sie den Betrag auswählen, auf welchen die Teilrechnung lauten soll. Im unteren Bereich des erwähnten Fensters sehen Sie außerdem die Rechnungsnummer👎 der bereits erstellten Teilrechnung(en) zu diesem Auftrag mit Buchungsdatum und Gesamtpreis inklusive Mehrwertsteuer.
Der Betrag für die Teilrechnungen kann grundsätzlich frei gewählt werden, darf jedoch das Gesamtvolumen des betreffenden Auftrages nicht übersteigen. In diesem Fall wirft das Programm eine Meldung aus, welche darüber informiert, dass der Teilrechnungsbetrag größer dem Auftragswert ist. Eine Teilrechnung kann erstellt werden, unabhängig ob der Auftrag bzw. eine Teilmenge davon schon geliefert ist, also ob ein Lieferschein zum Auftrag existiert oder nicht.
Erstellen einer Schlussrechnung
Zur Erledigung des Auftrages muss eine Schlussrechnung erstellt werden. Diese wird direkt aus dem Rechnungsfenster erstellt indem man im Untermenü des Symboles Neu die Option Schlussrechnung für Auftrag auswählt.
Die Schlussrechnung beinhaltet schließlich eine Aufstellung aller im Auftrag erfassten Positionen und dem daraus resultierenden Gesamtpreis. Zusätzlich finden sich die Rechnungsnummern mit den geleisteten Teilzahlungen sowie die daraus resultierende Restforderung (Gesamtauftragswert-Teilrechnungsbeträge=Restforderung) auf der Schlussrechnung.
Im Gegensatz zu den Teilrechnungen ist für die Schlussrechnung ein Lieferschein, also zumindest eine teilweise Erbringung der Auftragspositionen verpflichtend. Wurde noch kein Lieferschein erstellt und versucht eine Schlussrechnung zu erstellen erzeugt das Programm folgende Meldung und bricht die Erstellung der Rechnung ab.
Schlussrechnung stornieren
Wenn die Schlussrechnung storniert werden soll, weil noch eine weitere Teilrechnung erstellt werden soll, muss die Schlussrechnung über das X storniert werden.
Danach ist es möglich weitere Teilrechnungen zu erstellen.