Kurzbeschreibung .

Reparaturabwicklung

Das Modul Reparatur dient dazu, den Prozess der Reparatur im TaskCenter abzubilden. Es können zu reparierende Artikel ins System eingebucht werden, die benötigten Teile und Arbeiten hinzugebucht und ein Reparaturangebot an den Kunden erstellt werden. Die Reparatur im Haus oder die Weiterleitung zurück an den Lieferanten bzw. an eine Servicestelle kann ebenso abgebildet werden wie auch die Verfolgung der Reparatur im CRM und die anschließende Rücklieferung an den Kunden

Voraussetzungen

Das Modul Reparatur muss vorhanden sein. Ist dieses Modul installiert, müssen diverse Einstellungen getroffen werden um die Funktionalität des Prozesses zu gewährleisten.

Anschließend wird ein Geschäftsprozess erstellt, der die Reparaturannahme und –abwicklung abbildet. Klassischerweise enthält dieser Geschäftsprozess das Fenster Kunden- und Artikelsuche, das Fenster Artikelergebnis, das Fenster Warenkorb, das Fenster Seriennummernauskunft (sofern Seriennummern verwendet werden) und das Fenster Systeminfo.

Ist das Modul CRM zusätzlich zum Modul Reparatur vorhanden, kann der Geschäftsprozess ebenfalls die Fenster CRM Partnerkontakte, CRM Vorgänge und CRM Aufgaben zugeordnet haben. In diesem Fall können einzelne Aufgaben für einzelne Schritte der Reparatur angelegt werden, wodurch die Reparatur besser nachverfolgt werden kann.

Beispielhaft könnte der Reparatur-Geschäftsprozess in Verbindung mit dem Modul CRM wie folgt aussehen:

Erstellung Reparatur

Im oben beispielhaft dargestellten Geschäftsprozess können ein Kunde sowie ein Artikel aus einem Dokument oder dem Artikelstamm ausgewählt werden und in den Warenkorb eingefügt werden. Aus dem Fenster Warenkorb wird anschließend eine Reparaturanfrage, ein Reparaturangebot oder ein Reparaturauftrag erstellt. Die Erstellung dieser Dokumente bucht den Artikel auf ein Kundenlager zu, sodass dieser Artikel zwar im System erfasst aber nicht dem eigenen Lager zugebucht wird und somit die Kennzeichnung eines Kundeneigentums bestehen bleibt.

Garantieprüfung

Ebenfalls ist unter bestimmten Voraussetzungen eine Garantieprüfung für einen zu reparierenden Artikel möglich. Diese sind, dass der jeweilige Artikel im Artikelstamm eine Garantiedauer hinterlegt hat und dass der Artikel seriennummernpflichtig ist, damit dieser eindeutig zu einem Kaufzeitpunkt zugeordnet werden kann.

Bearbeitung der Reparatur

Aus dem Reparaturauftrag selbst ist es nun möglich den zu reparierenden Artikel an den Lieferanten bzw. eine Servicestation weiter zu senden. In diesem Fall wird ein Rücklieferschein erstellt und dieser dem Reparaturauftrag zugeordnet.

Alternativ kann der Artikel „im Haus" repariert werden. Hierzu können auf den Reparaturauftrag Arbeitszeiten, Ersatzteile oder Ersatzartikel eingebucht werden. Die Einkaufs- und Verkaufspreise können hierbei frei gewählt werden. Der zu reparierende Artikel selbst wird mit einem Einkaufs- und Verkaufspreis von jeweils € 0,00 eingefügt.

Um den Aufwand der Einbuchung der verwendeten Ersatzteile möglichst gering zu halten gibt es das Fenster Häufig verwendete Ersatzeile. Dieses Fenster ist selbst lernend und schlägt ab der ersten Reparatur eines Artikels bei der nächsten Reparatur des Artikels wieder dieselben Ersatzteile vor. Je öfter eine Reparatur eines Artikels vorkommt, desto genauer werden die Vorschläge der Ersatzteile.

Im CRM kann die Reparatur des Artikels über den gesamten Prozess hinweg „verfolgt" werden. Zu jeder Reparatur kann automatisiert ein Vorgang angelegt werden, indem in den verschiedenen Aufgaben nun die Bearbeitung der Reparatur dokumentiert wird. So kann zu jedem Reparaturauftrag zu jeder Zeit der Reparaturstatus nachvollzogen und beauskunftet werden.

Ist ebenfalls das Modul Web-Support lizensiert, so kann der Kunde zusätzlich direkt aus dem TaskCenter heraus über den Status informiert werden und sich dieser über das Web-Portal selbstständig über den Status der Reparatur informieren.

Der Rückversand des Artikels erfolgt anschließend aus dem Reparaturauftrag heraus über einen Lieferschein. Ebenfalls kann eine Rechnung über das eingesetzte Material und die Arbeitszeit an den Kunden gestellt werden.