Import Eingangsrechnungen aus Excel
Mit dieser Funktion können aus einer CSV-Datei Eingangsrechnungen inklusive der Eingangsrechnungspositionen importiert werden.
Ablauf
Der laufende Import kann mit dem "Abbrechen" Symbol jederzeit abgebrochen werden - in dem Fall werden KEINE Eingangsrechnungen importiert.
Es wird eine Fortschrittsanzeige dargestellt:
Aufbau der CSV-Datei
Es müssen in der Datei ALLE Spalten in genau dieser Reihenfolge in der ersten Zeile als Header angegeben werden. Nicht vorhandene Werte einer Datensatzzeile, welche optional sind, bleiben dann in der jeweiligen Zeile einfach leer.
| Spaltenname | Beschreibung | Beispielwert | Pflicht |
|---|---|---|---|
| OE | Organisatorische Einheit für die Belegerstellung. Wird keine OE angegeben, so wird die OE des angemeldeten Benutzers verwendet. | 10 | N |
| LIEFERANTENNUMMER | Lieferantennummer, auf welche die Eingangsrechnung erstellt wird. Muss im System vorhanden sein. | 335214 | J |
| REFNUMMER | Entspricht der "Referenznummer" der Eingangsrechnung aus dem externen System. Dieser Wert wird in das KENNWORT der erstellten Eingangsrechnung übernommen. Kennwort = <REFNUMMER> - <DATUM> ACHTUNG: Die REFNUMMER ist das "Trennungskriterium" für Eingangsrechnngen. Das bedeutet, dass wenn 5 Zeilen mit gleicher LIEFERANTENNUMMER und gleicher REFNUMMER aufeinander folgen, dann wird 1 (EINE!) Eingangsrechnung für die 5 Zeilen erstellt. Dabei ist es dem Import egal, ob die angegebenen ERNUMMERN für die 5 Zeilen unterschiedlich sind - es wird die erste ERNUMMER herangezogen. | 2020A431 | J |
| ERNUMMER | Optionale Belegnummer der Eingangsrechnung - die Belegnummer darf im System noch nicht vorhanden sein und muss numerisch sein. Wird die Spalte nicht übergeben, so wird eine Nummer aus dem Nummernkreis gezogen. | 20180001 | N |
| DATUM | Datum der Eingangsrechnung im Format "dd.MM.yyyy". Ist dieses leer, wird "heute" verwendet | 18.12.2019 | N |
| ZAHLUNGSBED | Zahlungsbedingung dieser Eingangsrechnung. Wird hier kein Wert übergeben, wird der Wert aus dem Lieferantenstamm verwendet | 14N | N |
| LIEFERBED | Lieferbedingung dieser Eingangsrechnung. Wird hier kein Wert übergeben, wird der Wert aus dem Lieferantenstamm verwendet | FREI HAUS | N |
| KFG | Kennzeichen, ob die importierte Eingangsrechnung als "kaufmännisch freigegeben" gekennzeichnet wird. Standardwert = 1 Ist die Eingangsrechnung als KFG markiert, dann kann diese bei künftiger Aufrollung von EK-Preisen mit berücksichtigt werden. Ansonsten wird die Eingangsrechnung nicht berücksichtigt. | 1 | N |
| ARTIKELNUMMER | Artikelnummer der Eingangsrechnungsposition. Wird die Artikelnummer im System nicht gefunden, wird diese Position als Temporärartikel (Code X) eingefügt | 1894512 | J |
| BEZEICHNUNG | Positionsbezeichnung mit maximal 40 Zeichen. Ist der Inhalt länger als 40 Zeichen, so wird der Rest des Inhaltes in den LANGTEXT der Bestellposition übernommen. Ist der Inhalt leer, wird die Bezeichnung aus dem Artikelstamm verwendet | Flachblattschraubendreher | N |
| MENGE | Menge des Artikels in der angegeben Mengeneinheit | 10 | J |
| MENGENEINHEIT | Mengeneinheit für die Ermittlung der Menge in Lagermengeneinheit. Die übergebene Mengeneinheit muss im System vorhanden sein. Wird keine Mengeneinheit übergeben, wird die Lagermengeneinheit aus Artikelstamm verwendet | Kart. | N |
| LAGER | Lagernummer der Eingangsrechnungsposition. Wird kein Lager angegeben, wird das Defaultlager der OE für die Bestellposition verwendet | 54 | N |
| EK | Netto-Einkaufspreis für Menge 1 beim Lieferanten. Der Listenpreis wird gleich dem Nettopreis gesetzt und der Rabatt mit einem Wert von 0 eingetragen. Wird kein EK übergeben, wird der Einkaufspreis laut Preisfindung in die Eingangsrechnungsposition übernommen. Komma sind entsprechend der Regionseinstellungen des Systems zu übergeben. | 17,54 | N |
| EAN | EAN-Nummer des Artikels. Wird eine EAN-Nummer angegeben wird über diese EAN-Nummer die Artikelnummer gelesen und in die Spalte ARTIKELNUMMER eingetragen. | 9012345123451 | N |