Funktionsbeschreibung Leihgeräteverwaltung

Inhalt

Leihgeräteverwaltung

Die Leihgeräteverwaltung ist ein Zusatz-Programm-Modul von POLLEX-LC TaskCenter.

Funktionsübersicht

• Definition von Leihgeräteartikeln

• Graphische Darstellung der Verfügbarkeit im zeitlichen Ablauf

• Anlage von Leihgeräteaufträgen

• Führung von Konsignationslagern

• Einfache Buchung der Rücknahme von Leihgeräten

• Automatische Verrechnung der Leihgebühr

Grundlageneinstellungen

In Leihgeräteaufträgen kann automatisch eine Leihgerätegebühr eingetragen werden. Die Artikelnummer für die Leihgerätegebühr wird im Feld „Artikelnummer für Leihgebühr" hinterlegt.

Wenn im Feld CRM Zuordnung ein Eintrag vorhanden ist, dann wird bei der Anlage eines Leihgeräteauftrages auch automatisch ein CRM Vorgang mit dieser Zuordnung erstellt
und zum Leihgeräteauftrag verknüpft. Der im Feld „Textbausteinkürzel für Vorgangstext" hinterlegte Textbaustein wird in den Vorgangstext des erstellten Vorgangs eingetragen.

Leihgerätelager und Leihgerätelagerort

In den Eigenschaften der organisatorischen Einheiten müssen zusätzlich ein „Leihgerätelager" und ein „Leihgerätelagerort" hinterlegt werden. Alle Abbuchungen und Zubuchungen von Leihgeräten laufen über das dort eingetragene Lager.

Leihgeräte

Um einen Artikel als „Leihgerät" zu definieren, muss im Artikelstamm die Eigenschaft „Leihgerät" aktiviert sein.

Soll zusätzlich zum Leihgerät auch noch "Zubehör" dazu vorgeschlagen werden, dann können diese Artikel unter Sonderfunktionen - Vorschlagsartikel zum Leihgerat gepflegt werden.

Es kann dann das Fenster "Vorschlagsartikel" in den Prozess der Leihgeräteausgabe mit eingeblendet werden und damit dem Kundenberater die Information zum Zubehör mit angezeigt werden.

Arbeitsbildschirm

Zur Nutzung der Funktionen der Leihgeräteverwaltung könnte ein Arbeitsbildschirm des Geschäftsprozesses „Leihgeräteverwaltung" zum Beispiel folgendermaßen gestaltet werden:

Das Fenster CRM Partnerkontakte zur Auswahl des Kunden
Artikelsuche, Ergebnisfenster und Lagerbestand für die Artikelauswahl

Das Fenster Leihgeräteverwaltung mit den spezifischen Funktionen

Fenster Leihgeräteverwaltung

Das Fenster Leihgeräteverwaltung dient zur Beauskunftung der Verfügbarkeiten eines Leihgeräts unter Berücksichtigung der Zeitachse, sowie der Anlage von Leihgeräteaufträgen.

Funktionssymbole

Wenn der Mauszeiger über ein Funktionssymbol geführt wird, wird ein Tooltip mit dem der Name der Funktion angezeigt. – Wenn die Funktion auch durch ein Tastaturkürzel ausgeführt werden kann, wird auch das Tastaturkürzel im Tooltip angezeigt.

Abfragebereich

Im Abfragebereich erfolgt die Selektion folgender Daten für das Bestandsdiagramm:

• Organisatorische Einheit: hier wird die OE des angemeldeten Benutzers vorausgewählt. Wenn die Einstellung "nur Dokumente der eigenen OE" in den Geschäftsprozess-Einstellungen aktiviert ist, dann kann die OE nicht verändert werden ansonsten kann die gewünschte OE ausgewählt werden.

• Artikelnummer: Hier kann die anzuzeigende Artikelnummer gesucht bzw. selektiert werden. Andere geöffnete Fenster aktualisieren die Artikelnummer in dieses Fenster.

• Reservierungsmenge: Wir hier z.B. 10 Eingetragen, dann wird die Tabelle auf die Verfügbarkeit von 10 Stück abgefragt

• Eingabe des anzuzeigenden Zeitraums für das Bestandsdiagramm.

Die Artikelnummer wird aus anderen Fenster automatisch an das Fenster Leihgeräteverwaltung übergeben.

Diagrammbereich

Der Diagrammbereich zeigt die Verfügbarkeit des Leihgerätes im Zeitablauf entweder als Balken- oder Punktdiagramm. Über die Symbole +/- Tage oder durch Eingabe eines Datumsbereiches im Abfragebereich werden die angezeigten Tage gesteuert.

Samstage und Sonntage sind farblich markiert und die Erkennung des Wochenendes zu vereinfachen.

Zur Kundenbeauskunftung geben Sie einfach die gewünschte Reservierungsmenge in das Feld Reservierungsmenge im Abfragebereich ein. Sollte der verfügbare Bestand zu einem Zeitpunkt nicht ausreichend sein um die Reservierungsmenge abzudecken, werden die entsprechenden Tage rot eingefärbt.

Beispiel: Reservierungsmenge 10, Normalbestand 12, offener Leihgeräteauftrag mit 5 Stück vorhanden

Es ist auf einen Blick ersichtlich, dass die 10 Stück im Zeitraum 21.08. – 24.08. nicht verfügbar sind – sehr wohl aber an den anderen Tagen, oder in der Menge 7.

Es werden nun mit der Maus jene Tage markiert, an denen der Kunde das Gerät leihen möchte:

Mit dem Symbol „Auftrag erstellen" kann nun das Fenster zur Erstellung des Leihgeräteauftrags geöffnet werden:

Mit der „Ausführen" Schaltfläche wird nun der Auftrag erstellt. Dieser kann auch gleich geöffnet werden, falls gewünscht.

Manuelle Erfassung

Alternativ dazu kann ein Leihgeräteauftrag auch manuell über das Fenster Angebote/Aufträge erstellt werden. Dazu wird im Fenster Angebote/Aufträge erfassen das Symbol „Neu" aufgeklappt und der Punkt „Leihgeräteauftrag" wird gewählt:

Die Leihgeräte können nun in den Positionen wie normale Auftragspositionen erfasst werden. Die Dauer des Leihvorgangs wird in den Felder „Gültig von" und „Gültig bis" eingetragen. Nur wenn diese Felder befüllt sind, kann eine korrekte Anzeige des Bestandsverlaufs im Diagramm erfolgen. Die Befüllung erfolgt automatisch, wenn der Leihgeräteauftrag über das Fenster „Leihgeräteverwaltung" erstellt wurde.

Ausgabe der Leihgeräte

Holt der Kunde das Leihgerät ab, so wird in den entsprechenden Leihgeräteauftrag gewechselt und dort die Funktion „Erstelle Konsignationslieferschein" gewählt. Bei serien- oder chargennummernpflichtigen Artikeln muss zuerst noch die Zuordnung der Serien-/Chargennummer in den Positionen erfolgen.

Dadurch erfolgen die Abbuchung des Leihgeräts vom Leihgerätelager der organisatorischen Einheit des angemeldeten Benutzers und zugleich die Zubuchung des Leihgeräts auf das Kundenlager. Somit ist eine permanente Übersicht über den Verbleib der ausgegebenen Leihgeräte möglich:

Rücknahme von Leihgeräten

Die Rücknahme von Leihgeräten erfolgt mit dem Fenster „Rücknahme von Leihgeräten":

Funktionssymbole

Wenn der Mauszeiger über ein Funktionssymbol geführt wird, wird ein Tooltip mit dem der Name der Funktion angezeigt. – Wenn die Funktion auch durch ein Tastaturkürzel ausgeführt werden kann, wird auch das Tastaturkürzel im Tooltip angezeigt.

Mit der Funktion „Rücknahme" wird ein Konsignationskommissionsschein erzeugt, in dem die Rückbuchung der Leihgeräte vom Kundenlager erfolgt. Öffnen Sie dazu den erzeugten Kommissionsschein und führen Sie die Lagerbuchung durch.

Die Zubuchung erfolgt aber nicht wieder auf das Leihgerätelager sondern auf das Sperrlager (8888888888), da die zurückgegebene Geräte erst geprüft werden müssen, bevor diese erneut verliehen werden können.

Verrechnung des Leihgeräteauftrags

Nach Rücknahme der Leihgeräte kann nun die Verrechnung der Leihgebühr erfolgen. Dazu wird der ursprüngliche Leihgeräteauftrag geöffnet und mit der Funktion „Erstelle Konsignationsrechnung" die Rechnung für die Leihgebühr erstellt:

In den Folgedokumenten des Leihgeräteauftrags sind somit im Normalfall 3 Einträge vorhanden:

Ein Lieferschein zur Auslieferung des Leihgeräts

Ein Lieferschein zur Rücknahme des Leihgeräts

Eine Rechnung zur Fakturierung der Leihgebühr

Erst mit der Verrechnung der Leihgebühr wird der Leihgeräteauftrag automatisch vom System auf „Erledigt" gesetzt.