Belastungsnoten
Inhalt
Belastungsnoten
Die Funktion der Belastungsnoten dient zur Korrektur von Eingangsrechnungen mit fehlerhaften Preisen seitens des Lieferanten. So können die Artikel im System trotz eventuell zu hoher verrechneter Einkaufspreise seitens des Lieferanten zugebucht werden und mithilfe einer Belastungsnote eine Forderung an den Lieferanten erstellt werden um die zu hohen Preise auszugleichen.
Die Erstellung einer Belastungsnote erfolgt aus den Positionen der Eingangsrechnung. Der anzulegende Benutzer sowie die Rechnung selbst müssen hierfür einige Voraussetzungen erfüllen. Diese sind im nächsten Abschnitt zu finden.
Voraussetzungen
Um die Funktion der Belastungsnoten in vollem Umfang nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein.
Benutzerrecht „Preisdifferenzen bearbeiten"
Ein Benutzer, welcher Belastungsnoten erstellen können soll, muss zwingend mit dem Benutzerrecht „Preisdifferenzen bearbeiten" ausgestattet sein. Die Einstellung ist zu finden in der Kategorie Grundlagen, Knoten Administrator Tools, Menüpunkt Programmbenutzer.
Im Fenster Programmbenutzer wird der entsprechende Benutzer, welchem das Recht zugeordnet werden soll markiert und das Symbol Rechte 
Grundlagenschalter „Belastungsnote bei Überleitung FIBU kennzeichnen"
Mit dem Grundlagenschalter „Belastungsnote bei Überleitung FIBU kennzeichnen" wird gesteuert, ab welchem Zeitpunkt die Erstellung der Belastungsnote grundsätzlich möglich ist. Bei deaktivierter Option darf eine Belastungsnote bereits ab der kaufmännischen Freigabe der Eingangsrechnung
erstellt werden, bei aktivierter Option kann die Belastungsnote erst nach der Überleitung in die FIBU - also sobald der Haken „In FIBU übergeleitet" aktiv ist - erstellt werden.
Eingangsrechnung nicht erledigt
Um eine Belastungsnote zu erstellen darf die betreffende Eingangsrechnung nicht mit „Dokument erledigt" markiert aber muss technisch und kaufmännisch freigegeben sein.
Ablauf
Wird ein Produkt zu einem falschen (bzw. nicht vereinbarten) Preis vom Lieferanten angeliefert, kann die Eingangsrechnung trotz dieser Abweichung wie gewohnt im System eingebucht werden, sodass die Werte aus der Rechnung des Lieferanten mit jenen aus dem TaskCenter übereinstimmen.
Die Ware kann somit auch bei falschen Preisen in das Lager eingebucht werden.
Der Unterschied besteht in weitere Folge darin, dass in den Positionen der Eingangsrechnung die Spalte Nettopreis akzeptiert befüllt wird. In dieser Spalte wird für jede Position der mit dem Lieferanten tatsächlich gültige Preis eingetragen.
Die Zelle Belastungsbetrag gibt anschließend den Differenzbetrag zwischen dem vereinbarten Preis (Nettopries akzeptiert) und dem tatsächlich verrechneten Preis (Nettopreis) aus. Sobald zumindest in einer Position ein dem Nettopreis abweichender Nettopreis akzeptiert eingetragen wurde, wird
das Symbol zur Erstellung einer Belastungsnote 
Betätigt man nun dieses Symbol Belastungsnote erstellen
Wird das Meldungsfenster mit Nein geschlossen wird keine Belastungsnote erstellt. Wird dieses mit Ja bestätigt, wird eine neue Eingangsrechnung mit der nächsten freien Rechnungsnummer aus dem Nummernkreis erstellt. Diese Eingangsrechnung bildet die Belastungsnote und ist eine negative Eingangsrechnung, welche dem Lieferanten somit als Forderung gestellt werden kann.
Die Belastungsnote wird standardmäßig mit demselben Kennwort wie die Rechnung erstellt um die Zuordnung zu erleichtern. Der Typ der Belastungsnote ist anstatt Eingangsrechnung immer Lastschrift. Es werden in den Positionsteil jene Artikel eingefügt, welche in der dazugehörigen
Eingangsrechnung einen zum Nettopreis abweichenden Nettopreis akzeptiert und somit einen Eintrag in Belastungsbetrag hatten. Dieser Belastungsbetrag wird in der Belastungsnote mit negativem Vorzeichen in den Nettopreis eingefügt. Der Gesamtbetrag der Belastungsnote ergibt sich somit aus
der Summe aller Belastungsbeträge aus der Eingangsrechnung. Das negative Vorzeichen bedeutet, dass der Betrag eine Forderung an den Lieferanten darstellt.
