Beispiel: Chargennummern für Werkszeugnisse

Inhalt

Zielsetzung

Laut dem „Leitfaden für den Stahlhandel betreffend die EN 1090 „ muss ab Sommer 2014 bei jedem gelieferten Stahlartikel, dem Kunden das dazugehörende Werkszeugnis mitgegeben werden können (Fax, E-Mail, Papier).

Im Zuge dessen müssen auch die Reststücke aus Zuschnitten inkl. der dazugehörenden Werkszeugnissen am Lager verwaltet werden.

Ablauf

Stammdaten

Artikelstamm

Das Werkzeugnis wird pro Artikel und Charge verwaltet. Das bedeutet, es muss bei allen betroffenen Artikeln im Artikelstamm „Chargennummernpflicht" aktiviert werden.

Durch die Chargennummernpflicht ist dann auch der Lagerbestand pro Charge (=Werkszeugnis) im System vorhanden.

Kundenstamm

Da nicht alle Kunden ein Werkzeugnis benötigen, muss dies pro Kunde gesteuert werden können.

Bei den Kunden die ein Werkszeugnis benötigen wird zum Beispiel im Feld „Frei 1" „Werkzeugnis" eingetragen (Auswahl über Pulldown Menü). Es kann aber auch ein anderes Feld verwendet werden, da die automatisierte Aufgabe entsprechend angepasst werden kann.

Einkauf

Das Werkzeugnis kommt vom Lieferanten (Email, Fax oder Ausdruck) und wird je „Lieferanten Chargennummer" abgelegt.

Bestellung

Die Bestellungen werden wie bisher durchgeführt. Die Zuordnung von Chargennummer und Werkzeugnis erfolgt erst beim Wareneingang.

Eingangslieferschein

Die Wareneingänge werden bevorzugt über den Online Scanner mit dem LC-SmartCenter zu einer Bestellung erstellt.

Die gleiche Funktion ist aber auch im normalen TaskCenter Fenster Eingangslieferschein verfügbar.

Eigene Chargennummer

Die Eigene Chargennummer wird beim Wareneingang entweder durch das System automatisch gebildet oder manuell vergeben.

Da das Werkzeugnis vom Lieferanten beim Wareneingang oft noch nicht verfügbar ist (folgt per Email oder Fax) muss dieses nachträglich der eigenen Chargennummer zugeordnet werden können.

Bei auftragsbezogenen Bestellungen und den daraus folgenden Wareneingängen wird die im ELS hinterlegte Chargennummer NICHT automatisch in den Auftrag übernommen (Abmessungen, unterschiedliche Chargen,…). Die Charge wird bei Auslieferung im Auftrag manuell hinterlegt. Dadurch wird dann auch das Werkszeugnis im Auftrag eingetragen.

Dimensionen je Charge

Menge und Abmessung jeder Charge wird im Fenster „Dimensionen" zur Charge erfasst.

Die Dimension muss bei jedem Wareneingang vom Benutzer im Fenster Dimension zur Charge erfasst werden.

z.b.: 60m FL10010 werden geliefert -> Eintrag in Dimensionen 10 Stg mit 10m

Abweichende Mengeneinheiten

Bei der Erfassung der Menge je Charge ist die Eingabe auch in den Abweichenden Mengeneinheiten des Artikels möglich, z.B.: wird in kg bestellt und in Stangen zu 6m geliefert.

Etikettendruck

Am Etikett muss Artikelnummer und eigene Chargennummer vorhanden sein.Ebenso wird die Dimension der Charge am Etikett gedruckt.
Chargeninfo-Fenster: Druckmöglichkeit für Etiketten – wenn mehrere Dimensionen für eine Charge vorhanden, muss beim Druck zuvor die gewünschte Dimension gewählt werden. Anzahl Etiketten ist Default 1 und muss manuell gesetzt werden.

Bei der Technischen Freigabe im SmartCenter wird pro Eingangslieferscheinposition ein Etikett gedruckt.

Zuordnung Werkszeugnis

Werkszeugnisse die nicht per Email übermittelt werden, werden eingescannt und als PDF zur Lieferanten Chargennummer abgelegt.

Es wird davon ausgegangen, dass das Werkszeugnis immer digital vorliegt.

Die Ablage erfolgt per Drag & Drop ins Fenster Chargenexplorer

Der Datei kann bei der Ablage noch in %Meine Chargennummer%.* umbenannt werden, damit das Werkszeugnis dann auch mit diesem Namen (und nicht mit dem Namen des Lieferanten) an den Kunden versendet wird. z.B.: A46589.pdf wird zu 256689001.pdf

Dadurch wird ebenfalls sichergestellt, dass kein bereits vorhandenes Werkzeugnis überschreiben wird.

Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen werden wie bisher erstellt.

Die Erfassung und technische Freigabe der Chargenpflichtigen Artikel muss zwingend im Eingangslieferschein erfolgen.

Verkauf

Wenn der Kunde das Werkszeugnis benötigt wird dieses mitgeliefert und kann auch pro Auftragsposition verrechnet werden.

Es wird nicht immer je Kunde bei jeder Position ein Werkszeugnis benötigt. Der Kunde gibt vor bei welcher Position ein Werkszeugnis benötigt wird.

Auftrag

Die Auftragspositionen werden wie bisher erfasst. Die Zuordnung der Chargennummer zur Auftragsposition erfolgt im Idealfall bereits durch den Sachbearbeiter des Auftrages.

Sobald eine Dimension (Zuschnitte) verwendet wird, muss zuerst die Charge ausgewählt werden, da die Dimension und Lagerentnahmemenge an die Charge gebunden ist.

Automatik Verrechnung Werkzeugnis

Dies wird über eine automatisierte Aufgabe gesteuert, die kundenindividuell angepasst werden kann.

Wenn im beim Kundenstamm in Feld „Frei 1" „Werkszeugnis" eingetragen ist, wird über eine „automatisierte Aufgabe" das Hakerl „Bonusfähig" bei jeder neuen Position aktiviert.

Das Hakerl „Bonusfähig" kann vom Sachbearbeiter geändert werden, wenn z.B.: für eine Position doch kein Werkzeugnis benötigt wird.

Wenn für einen Kunden mit „Werkzeugnis erforderlich" ein Angebot / Auftrag erstellt wird, soll automatisch der Artikel „Werkszeugnis" eingefügt werden.

Die VK Menge dieses Artikels muss aus der Anzahl der Auftragspositionen mit „Werkzeugnis erforderlich" berechnet werden.

Schnittschema

Es wird im Fenster Dimensionen eine zusätzliche Textspalte eingefügt. In dieser werden Zusatzinformationen für den Zuschnitt, wie z.B.: Schnittschema und Schnittwinkel erfasst. Dieser Text wird beim Ausdruck „mit Dimension" auch angedruckt.

Kommissionierung / Lieferschein

Kommissionsschein

Es wird aus dem Auftrag vom Sachbearbeiter je Abteilung (Stabstahl Formrohre, Träger, Bleche) ein Kommissionsschein erstellt (optional gedruckt). Der Kommissionsschein kann „mit Dimensionen" (auch aus „Chargendimensionen) gedruckt werden.

Im Kommissionsschein wird für jede Charge / Dimension aus dem Auftrag eine eigene Position erstellt.

Die vorhandenen Kommissionsscheine werden vom Kommissionierer am SmartCenter oder mittels TaskCenter aufgerufen und abgearbeitet.

Lieferschein

Mit der Lagerbuchung wird aus dem Kommissionsschein der Lieferschein und die einzelnen eigenen Chargennummern werden vom Lager abgebucht.

Der Lieferschein wird „mit Chargennummern" und „mit Dimensionen" gedruckt.

Versendung der Werkszeugnisse

Der automatische Versand der Werkszeugnisse erfolgt ausschließlich per Email über das Zusatzprogramm LC.ScheduledTasks.

Falls eine eigene E-Mail Adresse beim Kunden für den Empfang von Werkszeugnissen gewünscht ist, kann diese in der Kundenprofilierung unter dem Kriterium WERKSZEUGNIS_EMAIL hinterlegt werden. Ist diese Profilierung nicht befüllt, so wird die allgemeine E-Mail-Adresse aus dem Kundenstamm verwendet.

Werkszeugnisse werden nur an AKTIVE Kunden und nur für Dokumente nicht älter als 1 Jahr gesendet.

Als Basis für die Versendung von Werkszeugnissen können wahlweise Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen verwendet werden.

Bei der Versendung der Werkszeugnisse auf Basis von Lieferscheinen werden nur jene Lieferscheine berücksichtigt, die eine der folgenden Eigenschaften haben:

• Ausgeliefert
• Erledigt
• Hinterlegtes Fahrzeugkennzeichen

Bei der Versendung von Werkszeugnissen an einen einen Kunden wird für alle 10 Dokumente im Anhang ein eigenes E-Mail gesendet, damit die Maximalgrößen von Nachrichten bei diversen E-Mail Anbietern nicht überschritten werden!

Wenn ein Kunde das Werkszeugnis als Fax oder in Papierform benötigt, kann dieses aus dem Fenster „Chargenexplorer" geöffnet und gedruckt werden.

Die Versendung der Werkszeugnisse erfolgt über einen geplanten Task. Es werden z.B: täglich um 18:00 die Werkzeugnisse aller Lieferscheine des Tages versendet.

Startparameter für LC.ScheduledTasks.exe

PROGRAM=SENDLOTNUMBERDOCUMENTS
DATABASE=<Datenbankname>
USER=<Datenbankbenutzername>
PASSWORD=<Passwort>
DB_TYPE=ORA (für Oracle) bzw SQL (für SQL Server)
EMAIL_SERVER=<Servername des Mailservers>
EMAIL_FROM=<Absenderadresse>
EMAIL_USER=<Benutzername für E-Mail Konto>
EMAIL_PASSWORD=<Passwort für E-Mail Konto>

Fakturierung

Die Verrechnung erfolgt wie bisher über Rechnung Sofortdruck aus dem Lieferschein oder über den Rechnungsbatch.