Anzahlungsrechnungen erstellen
Inhalt
Funktionsbeschreibung
Mit der Funktion Anzahlungsrechnung erstellen können Anzahlungen zu bestehenden Aufträgen erstellt werden.
Voraussetzung ist die Hinterlegung eines Anzahlungsartikels im Grundlagen-Manager.
Grundlageneinstellungen
| Bereich | Feldname | Beschreibung |
|---|---|---|
| Artikelstamm | Artikelnummer für Anzahlungen | Hier ist eine Artikelnummer für die Anzahlungen einzutragen. Die Artikelart des Artikels muss "D" (Direkte Kosten) sein. |
| Allgemein | Zahlungsbedingung für Anzahlungsrechnungen | Die hier hinterlegte Zahlungsbedingung wird automatisch bei neuen Anzahlungsrechnungen vorgeschlagen |
| Rechnungen | Anzahlungsrechnungen automatisch als geleistet markieren | Wenn diese Einstellung aktiviert ist, dann wird das Feld "Geleistete Anzahlung" im Auftrag bereits bei Erstellung der Anzahlungsrechnung mit dem Anzahlungsbetrag befüllt. Ist diese Einstellung nicht aktiviert, dann wird das Feld "Geleistete Anzahlung" im Auftrag erst durch Bezahlung der Anzahlungsrechnung an der POS-Kassa oder durch setzen des Hakens "Bezahlt" in der OP-Verwaltung befüllt. |
| Gutschriften | Anzahlungen als Gutschrift ausbezahlen | Wenn aktiviert, wird bei Erstellung einer Rechnung zu einem Auftrag mit einer geleisteten Anzahlung der vollständige Anzahlungsbetrag in die Rechnung eingefügt, auch wenn diese dadurch zu einer Gutschrift wird. Ist der Schalter nicht aktiviert, wird nur der für diese Rechnung benötigte Anzahlungsbetrag in die Rechnung eingefügt (=0-Rechnung) |
Anzahlungsrechnung für Auftrag
Um eine Anzahlungsrechnung für einen Auftrag zu erstellen, wird im Fenster Angebote/Aufträge im Menü Sonderfunktionen der Befehl "Anzahlungsrechnung erstellen" gewählt:
Es wird anschließend das Fenster zur Eingabe der Parameter für die zu erstellende Anzahlungsrechnung geöffnet:
Der gewünschte Anzahlungsbetrag kann inklusive oder exklusive Steuer eingegeben werden oder auch als Prozentsatz des Auftragswertes oder Deckungsbeitrages.
Schlussrechnung erstellen
Als Schlussrechnung wird in diesem Falle die Erstellung einer "normalen" Rechnung mit den Positionsinformationen aus dem Lieferschein zu Auftrag bezeichnet.
Wird zu einem Auftrag mit "Anzahlungsrechnungen für Auftrag" eine Schlussrechnung erstellt, so wird für jede bereits erstellte Anzahlungsrechnung eine eigene Position mit "Minus" in die Rechnung eingefügt.
Dadurch wird der Gesamtrechnungsbetrag um die bereits erstellten Anzahlungsrechnungen reduziert und am Ausdruck auch angezeigt.
Barverkaufsrechnung
Wird direkt eine Barverkaufsrechnung erstellt, öffnet sich das Kassenfenster und die Anzahlungsrechnung kann direkt kassiert werden. Die Rechnung wird dabei erst nach erfolgreicher Zahlung erstellt.
Anzahlungsrechnung für Auftragspositionen
Neben der Erstellung von Anzahlungsrechnungen für den gesamten Auftrag können Anzahlungsrechnungen auch spezifisch für einzelne Auftragspositionen erstellt werden.
Dazu wird im Fenster Auftragspositionen im Menü "Sonderfunktionen" der Befehl "Anzahlungsrechnung erstellen" (Alle Datensätze oder markierte Datensätze) aus dem Untermenü "Lieferschein/Rechnung" ausgeführt:
Es wird dabei das gleiche Fenster wie bei Anzahlungsrechnung für Auftrag angezeigt, allerdings werden die Beträge nur aus den markierten Positionen berechnet.
Es wird in der Anzahlungsrechnung dann eine separate Rechnungsposition für jede markierte Auftragsposition erstellt. In die Rechnungsposition werden in die Spalte "Langtext" Informationen zur Auftragsposition übernommen.
Diese Informationen sind:
- Positionsnummer
- Bezeichnung1
- Bezeichnung2
- Bezeichnung3
Beim Drucken der Anzahlungsrechnung sollte daher die Option "mit Langtext" aktiviert sein, damit am Ausdruck ersichtlich ist, auf welche Auftragspositionen sich die Anzahlungspositionen beziehen.
Teilrechnung erstellen
Wird zu einer Auftragsposition mit bereits erstellter Anzahlungsposition eine Teillieferung mit Rechnung erstellt, so wird die Anzahlungsposition mit jener Menge in Abzug gebracht, die der Liefermenge der Auftragsposition entspricht.
Beispiel:
Auftragsposition mit Menge 10 - Anzahlungsrechnung in beliebiger Höhe wird erstellt - in der Anzahlungsrechnung lautet die Menge ebenfalls 10.
Teillieferung über 3 Stück - Rechnung über 3 Stück - es werden die geleisteten Anzahlungspositionen nur mit Menge 3 in Abzug gebracht und nicht die vollen 10, da sonst eine Gutschrift für den Kunden entstehen würde.
Schlussrechnung erstellen
Als Schlussrechnung wird in diesem Falle die Erstellung einer "normalen" Rechnung mit den Positionsinformationen aus dem Lieferschein zu Auftrag bezeichnet.
Wird zu einem Auftrag mit "Anzahlungsrechnungen für Auftragspositionen" eine Schlussrechnung erstellt, so wird für jede bereits erstellte Anzahlungsrechnungsposition eine eigene Position mit "Minus" in die Rechnung eingefügt und direkt unterhalb der ursprünglichen Auftragsposition angezeigt.
Damit ist im Fenster Rechnungspositionen direkt ersichtlich, welche Anzahlungsposition zu welcher Auftragsposition gehört und diese Beträge reduziert.