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Point-S Key Account Konfiguration

Inhalt

Hinweis

Wurde die Konfiguration für die Point-S Key Account Schnittstelle bereits mit der alten Variante (also vor TaskCenter Version 4.34.0.0) durchgeführt, so muss die Konfiguration nach der neuen Variante (nachfolgend beschrieben) NICHT noch einmal neu vorgenommen werden. Beim Update auf die Version 4.34.0.0 (oder höher) werden die Einstellungen aus der alten Variante in jene der neuen Variante übertragen!


Point-S WebService

Die aktuelle WebService-URL für Point-S lautet: http://webservice.point-s.at/points/keyaccount.asmx

Die WebService-URL muss im TaskCenter im Grundlagenmanager unter dem Menüpunkt Edifact im Bereich Point-S samt Key Account Number und Token eingetragen werden.


Vorbereitungen

Zugangsdaten festlegen

Die Zugangsdaten sind in den Edifact-Einstellungen zu hinterlegen. Das Fenster findet sich in der Navigation unter Zusatzprogramme, Knoten Edifact. Öffnen Sie das Fenster Einstellungen und navigieren zur Karteikarte AdHoc-EDI.

Es werden im Folgenden nur die für den Point-S Rechnungs-Export relevanten Spalten beschrieben:

Bezeichnung

Erklärung

Bezeichnung

Der Name unter welchem die jeweiligen Zugangsdaten abgelegt werden (muss nicht zwingend befüllt werden).

Benutzername

Hier wird die von Point-S vergebene Key Account Nummer eingetragen. Die Key Account Nummer ist die Kundennummer von Ihnen bei Point-S und dient gleichzeitig als Benutzerkennung

Passwort

In diesem Feld wird der von Point-S vergebene Token eingetragen. Dieser ist mit dem Passwort gleichzusetzen.

Url

Bei Point-S muss keine URL eingetragen werden da diese fixiert ist. Dies kann allerdings hier eingetragen werden, falls sich diese doch ändern sollte.

Organisation

Hier kann bei Bedarf die Organisatorische Einheit (OE) angegeben werden. Dies könnte insofern relevant sein, wenn Sie mehrere Filialen und somit mehrere OEs haben. In diesem Fall werden Sie auch für jede Filiale einen eigenen Zugang bei Point-S bekommen.

Format

Hier kann sind alle sämtliche unterstützten Formate für alle Schnittstellen aufgelistet. Hier muss Point-S ausgewählt werden.

Point-S-Key-Account Kunde festlegen

Im Kundenstamm in den Edifact-Einstellungen ist Schnittstelle „Point-S" zu aktivieren.

Einstellungen

Bezeichnung

Erklärung

Rechnungen elektronisch exportieren

Option zur Steuerung ob Rechnungen elektronisch exportiert werden sollen. Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt.

Ja: Rechnungen werden für diesen Kunden elektronisch exportiert.

Nein: Rechnungen werden für diesen Kunden nicht elektronisch exportiert.

Systemeinstellung oder vererbt: Bei dieser Einstellung wird die Einstellung eines anderen Kunden vererbt. Beispiel: Hauptkunde ist ein bestimmter Kunde (XY), welcher in diesem Feld „Ja" eingestellt hat. Hat nun ein anderer Kunde (AB) diesen einen Kunden (XY) als abweichende Rechnungsadresse angegeben, welcher in diesem Feld „Systemeinstellung oder vererbt" hat, dann wird das „Ja" des Hauptkunden (XY) an diesen (AB) für den Versand dieser Rechnung vererbt.

Zugangsdaten

In diesem Feld kann angegeben werden ob die Zugangsdaten automatisch ermittelt werden sollen (aus den angelegten Zugangsdaten) oder ob bestimmte Zugangsdaten verwendet werden. Diese können mithilfe des gelben Pfeils auch direkt angelegt werden (mehr dazu im Abschnitt „Zugangsdaten festlegen").

Im Falle des Point-S Exports kann hier in der Regel die Option „Automatisch ermitteln" belassen werden.

Export-Trigger

Der Export-Trigger ist dafür zuständig, dass wenn Rechnungen automatisch erstellt werden (also nicht direkt im Fenster Rechnungen) wie z.B. über den Rechnungsbatch oder aus einem Lieferschein, diese gleich automatisch in die Export Warteschlange eingefügt wird. Vorgabewerte: Bei Rechnung erstellt, Ausgeschaltet, Systemeinstellung oder vererbt.

Bei Rechnung erstellt: Rechnung wird in die Warteschlange eingefügt (oder direkt exportiert) sobald die Rechnung erstellt wurde (z.B. bei Lieferschein Rechnung Sammel-/Sofortdruck oder im Rechnungsbatch).

Ausgeschaltet: Rechnungen werden NICHT in exportiert und NICHT in die Warteschlange eingefügt.

Systemeinstellung oder vererbt: Einstellung des Hauptkunden oder die aus Grundlagen wird angewendet.

Achtung: Beim Point-S Hauptkunden muss einmalig die Option „Bei Rechnung erstellt" ausgewählt werden.

Export-Warteschlange verwenden

Einstellung ob Rechnungen in die Wartschlange eingefügt werden sollen oder direkt exportiert werden. Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt.

Möchten Sie den automatischen Versand von Rechnungen zu einem von Ihnen vordefinierten Zeitpunkt nutzen, so müssen Sie hier die Option „Ja" bzw. „Systemeinstellung oder vererbt" verwenden.

Automatische Freigabe für Export (Warteschlange)

Steuert ob beim die Rechnungen beim Einfügen in die Warteschlange freigegeben sind oder nicht. Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt

Eigenes Rechnungs-PDF beim elektronischen Export anhängen

Diese Einstellung steuert ob beim Export eine pdf-Datei der Rechnung erstellt und mit exportiert wird. Vorgabewerte: Ja, Nein, Systemeinstellung oder vererbt

Kann in der Regel auf „Systemeinstellung oder vererbt" belassen werden (die Point-S-Schnittstelle exportiert das Rechnungs-PDF per Standard, außer diese Einstellung wird deaktiviert).

PDF Version

Spezialprogrammierung – wird in der Regel nicht verwendet, kann aber nach Bedarf dennoch vorgegeben werden.

eInvoice mit Anhänge aus Lieferschein

Wird für die Point-S-Schnittstelle nicht verwendet (nur eInvoice).

Nur Dateien mit den Erweiterungen

Wird für die Point-S-Schnittstelle nicht verwendet (nur eInvoice).

E-Rechnung bei neuen Dokumenten vorschlagen

Wird für die Point-S-Schnittstelle nicht verwendet (nur ebInterface).

Kunden verknüpfen

Es muss bei sämtlichen Key-Account-Kunden die Point-S-Kundennummer verknüpft werden. Dazu gibt es von Point-S eine Liste mit den Partnern und deren Kundennummern. Im POLLEX-Kundenstamm wird diese Nummer in der „Lieferantennummer" hinterlegt.

Bsp: Kunde „Lease Plan" hat bei Point-S die Kundennummer D10000. Also wird diese Nummer in der Lieferantennummer beim Kunden „Lease-Plan" im Kundenstamm hinterlegt.

Standard-Versandart

Die Versandart ist für die Schnittstelle zwingend erforderlich. Es sollte bei jedem Key-Account-Kunden eine Standard-Versandart hinterlegt werden, zB. „Abholung". Da das nur ein Standard-Wert ist, der für eine Auftrags-Neuanlage herangezogen wird, muss bei allen offenen Aufträgen/Lieferscheinen/Rechnungen von diesen Key-Account-Kunden die Versandart ebenso manuell aktualisiert werden.

Artikel vorbereiten

Materialartikel ( Reifen, Felgen )

Es gibt einen Artikelstamm bei Point-S, diese müssen periodisch über den ItemImport bzw. über die Point-S Artikelschnittstelle abgeglichen werden.

Dies ist in den Dokumenten

  • LC-TC Point-S Artikelimport - Bedienungsanleitung.pdf
  • LC-TC Point-S Artikelimport - Konfiguration.pdf

detailliert beschrieben.

Die Zuordnung beim Export erfolgt über die EAN-Nummer. Wenn keine EAN-Nummer hinterlegt ist, kann alternativ die Herstellerartikelnummer verwendet werden. Andernfalls ist der Point-S-Artikelstamm zu verwenden.

Dienstleistungsartikel

Es ist von Point-S vorgesehen, dass die Dienstleistungsartikel von Point-S verwendet werden. Diese Dienstleistungsartikel werden von Point-S zur Verfügung gestellt und können in Pollex via ItemImport eingelesen werden. Die meisten Pollex-Point-S-Kunden verwenden hier den Point-S-Artikelstamm. Die Zuordnung kann aber auch über die EAN-Nummer erfolgen.

Übergabe der Artikelinformationen an Point-S

Die Übergabe erfolgt nach folgenden Regeln:

LineItemType (Artikelart)

Materialartikel werden mit dem LineItemType = 1 übergeben

Wenn die Artikelart gleich „D" oder „L" ist, dann wird der LineItemType = 2 verwendet

Textzeilen werden mit dem LineItemType = 0 übergeben

ArticleIdentification (Artikel-ID)

Wenn EAN-Nummer vorhanden, dann wird ArticleIdentification = 2 verwendet und EANUCCArticleID mit der EAN-Nummer befüllt.

Ist keine EAN vorhanden, dann wird ArticleIdentification = 1 und ReferenceArticleID = Pollex-Artikelnummer verwendet.

Ist die Grundlageneinstellung „PointSTransferOnlyEANItems" aktiviert, dann wird mit einer sprechenden Fehlermeldung die Übermittlung abgebrochen, wenn ein Artikel keine EAN-Nummer hat.

Zusätzlich werden noch diese Felder befüllt:

BuyersArticleID = POLLEX Kunden-Artikelnummer

SuppliersArticleID = POLLEX Lieferanten-Artikelnummer (=Bestellnummer bei der Industrie)

Manufacturer = POLLEX Bezeichung des Herstellers

Standard-Reparaturfelder

Reparaturfeld 1: Depotnummer

Reparaturfeld 2: KFZ-Marke

Reparaturfeld 3: KFZ-Kennzeichen

Reparaturfeld 4: Fahrername

Reparaturfeld 5: Kilometerstand ( Pflicht )

Reparaturfeld 7: Genehmigungsnummer

Zusatz-Dokumente in LC.Classic ( Einstellung Anhänge )

Für Dokumente und Anhänge müssen unter Stammdaten – Grundlagen – Programmsteuerung folgende Einstellungen vorgenommen werden:



Zusatz-Dokumente in LC.TaskCenter ( Einstellung Anhänge )

Für die Übertragung von Dokumenten, ist der Pfad zum Dokumenten-Explorer einzustellen. Beim Übertragen einer Rechnung werden dabei alle Dokumente aus der Rechnung und aus dem Auftrag über die Schnittstelle gesendet.

PDF-Erstellung ( Einstellungen sind im TaskCenter vorzunehmen )

Das Rechnungs-PDF wird über einen TaskCenter-Service generiert. Dazu ist es notwendig, dass die Druckvorlagen für TaskCenter erstellt werden und die Druckprofile angepasst werden. Das Druckprofil wird pro Kunde hinterlegt!

Standarddrucker

Sollte kein Standarddrucker vorhanden sein, empfiehlt es sich, den PDFCreator zu installieren und als Standard-Drucker einzustellen. Diese Variante ist zudem sehr anwenderfreundlich und am unproblematischsten.

Druckprofil

Folgende Einstellungen sind beim Druckprofil im TaskCenter zu treffen:

Positionen
  • „mit Lieferadresse" aktivieren
Reparatur
  • „mit Benutzer 1" – „mit Benutzer 10" aktivieren


Grundlageneinstellungen

Dokumente
  • „Eigenes Logo je Organisatorischer Einheit" aktivieren
Druckeinstellungen
  • „PDF Dokumente immer mit Firmenlogo und Absenderdaten erstellen" aktivieren
  • „PDF Dokumente und Emails immer mit Firmenlogo" aktivieren


Logos je OE einstellen

  • Fenster Grundlagen – Mandanten – Firmenlogos

Neues Logo erstellen

  • Fenster Grundlagen – Mandanten – Organisatorische Einheiten

Zuordnung bei jeder OE des Firmenlogos ( Spaltenname „Absenderlogo" )

Anwendung

Pflichtfelder im Auftrag vor Rechnungslegung

  • Versandart – Es muss eine Versandart angegeben sein. Bei Eingabe im Auftrag wird das in den Lieferschein bzw. in die Rechnung übernommen. ( Die Versandart kann im Kundenstamm bei jedem Key-Account-Kunden als Vorgabe hinterlegt werden ).
  • Kilometerstand – Reparaturfeld USER5
  • Artikelposition Bezeichnung1
  • Zahlungsbedingung (kann im Kundenstamm bei jedem Key-Account-Kunden separat hinterlegt werden)

Dokumente anhängen

Hinzufügen von Dokumenten in LC.Classic

Alle Dokumente die im Classic unter Auftrag hier angehängt werden, werden als Anhang bei der Übermittlung der Rechnung mitgesendet (sofern das Dateiformat .pdf, .jpg oder .tiff ist):

Zu beachten ist, dass Drag&Drop hier nicht möglich ist.

Hinzufügen von Dokumenten in LC.TaskCenter

Alle Dokumente die im TaskCenter unter Auftrag im Dokumenten-Explorer angehängt werden, werden als Anhang bei der Übermittlung der Rechnung mitgesendet (sofern das Dateiformat .pdf, .jpg oder .tiff ist):

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