Funktionsbeschreibung GAEB
Inhalt
GAEB Dateiformate
GAEB Dateien werden für den Dateiaustausch im Baugewerbe eingesetzt.Aktuell unterstützt POLLEX-LC die GAEB Version 3.2 Dateiformate X83 – Angebotsaufforderung, X84 – Angebotsabgabe und X89 – Rechnung.
Informationen zu GAEB und den GAEB-DA Formaten sind unter http://www.gaeb.de sowie http://www.gaeb-da-xml.de zu finden.
X83 Angebotsaufforderung
Für den Import einer GAEB X83 Datei (Dateiendung .x83) muss zunächst ein ganz normales Angebot im TaskCenter für den entsprechenden Kunden angelegt werden.
Unter dem Menüpunkt „Sonderfunktionen" – „Import" – „GAEB Datei" kann die entsprechende GAEB Datei ausgewählt und eingelesen werden. 
Der Dateiname der X83 Datei wird im Feld BESTELLNUMMER hinterlegt.Sollte ein Projektname übergeben werden, wird automatisch eine neue Projektnummer (fortlaufend) angelegt und mit diesem Namen gespeichert. Die Projektnummer wird im Angebot gespeichert.
Positionen, deren Leistungsverzeichnis-Nummer als kundenspezifische Artikelnummer hinterlegt sind, werden als normale Angebotspositionen eingefügt.
Sind kundenspezifischen Texte in der Datei vorhanden, werden diese eingefügt, ansonsten werden die Texte aus dem ARTIKELSTAMM verwendet.
Die Preisfindung erfolgt laut Kundeneinstellungen wie bei einem normalen Angebot/Auftrag.
Positionen, für die keine kundenspezifische Artikelnummer vorhanden ist, werden als temporäre Artikel eingefügt.
Als Artikelnummer wird die „LV-Nummer" eingetragen. In Bezeichnung 1-3 wird der „Kurztext" und in Langtext der „Langtext" aus der GAEB Datei eingetragen.
Der Preis wird mit 0,00 hinterlegt.
Die temporären Artikel können mit der Funktion „Temporäre Artikel ersetzen" direkt in den Positionen abgeändert werden.
Protokolldatei
Nach Verarbeitung der GAEB Datei wird ein druckbarer und speicherbarer Report in einem Editorfenster angezeigt.
Temporäre Artikel ersetzen
Jene Positionen, die nicht automatisch beim Import zu Artikeln aus dem Artikelstamm zugeordnet werden konnten (=keine entsprechende kundenspezifische Artikelnummer vorhanden), können im Fenster Angebotspositionen durch Code A Positionen ersetzt werden.
Markieren Sie die entsprechende Position und öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Rechtsklick.
Durch Auswahl der Funktion „Artikelnummer ersetzen" öffnet sich das Fenster Artikelsuche.
Markieren Sie den gewünschten Artikel und übernehmen Sie ihn mit dem Grünen Pfeil. Alle Daten des dort ausgewählten Artikel werden in die Position übernommen.
Lediglich die Positionsnummer, Zeilennummer, ursprüngliche Artikelnummer aus dem Leistungsverzeichnis (als kundenspezifische Artikelnummer) und die Menge des X-Artikels bleiben erhalten.
Beim Ersetzen des Artikels wird ein Meldungsfenster „Ursprüngliche Artikelnummer als kundenspezifische Artikelnummer in den Artikelstamm übernehmen?" (Ja/Nein) angezeigt.
Mit „Ja" wird die Artikelnummer aus dem Leistungsverzeichnis als kundenspezifische Artikelnummer bei dem ausgewählten Kunden automatisch hinterlegt.
X84 Angebotsabgabe
Für den Export einer X84 Angebotsabgabe muss das entsprechende Angebot geöffnet sein. Es können nur Angebote und keine Aufträge exportiert werden.
Unter dem Menüpunkt „Sonderfunktionen" – „Export" – „GAEB Datei" kann für das ausgewählte Angebot die entsprechende GAEB Datei exportiert werden. Der Export Ordner muss vor dem ersten Export in den Grundeinstellungen hinterlegt werden.
Als Dateiname wird der Dateiname der dazugehörigen X83-Datei verwendet.
Sollte es sich bereits um einen Auftrag handeln, wird der Export nicht durchgeführt und eine Information wird angezeigt.
Protokolldatei
Nach dem Export der GAEB Datei wird ein druckbarer und speicherbarer Report in einem Editorfenster angezeigt.
X89 Rechnungsexport
Für den Export einer X89 Rechnung muss die entsprechende Rechnung geöffnet sein.
Es können nur Rechnungen exportiert werden, für die ein Dateiname aus einer X83-Datei in der Dokumentenfolge vorhanden ist.
Zusätzlich kann der Export erst erfolgen, wenn das Dokument nicht mehr verändert werden kann (=In FIBU übergeleitet).
Unter dem Menüpunkt „Sonderfunktionen" – „Export" – „GAEB Datei" kann für die ausgewählte Rechnung die entsprechende GAEB Datei exportiert werden.
Der Export Ordner muss vor dem ersten Export in den Grundeinstellungen hinterlegt werden.
Grundlageneinstellungen
Export Ordner
Die Export Ordner für GAEB X84 Angebotsabgabe und X89 Rechnung müssen vor dem ersten Export im Grundlagenmanager hinterlegt werden. Der Zugriff auf diese Ordner muss vom Server aus, wo sich die TaskCenter Installation befindet, möglich sein
Mengeneinheiten
Die unter GAEB verwendeten Mengeneinheiten müssen im Fenster„Grundlagen" / „Vorgabewerte" / „Mengeneinheiten"in der Spalte GAEB-Schnittstelle hinterlegt werden.
Vorgabewerte sind auf der GAEB Website unter https://www.gaeb.de/fileadmin/user_upload/Downloads/Abrechnungseinheiten-im-STLBBau-2012-03.pdf zu finden.
