Dokumente importieren

Wurden die Einträge der Karteikarte „Gescannte Dokumente" auf Korrektheit geprüft kann nun mit dem Befehl „Dokumente importieren" der Import in das mx.DMS erfolgen.

Die Dokumente werden damit in das mx.DMS eingelesen und die Karteikarte „Importierte Dokumente" wird geöffnet.
Es erfolgt nun die Beschlagwortung der gescannten Dokumente. Dazu wird das gewünschte Dokument aus der Liste selektiert. Das Dokument wird im Vorschaufenster angezeigt und die Beschlagwortungsliste wird geöffnet.

Der Vorgang der Beschlagwortung ist essentiell für das spätere Wiederfinden des Dokuments im mx.DMS.

Manuelle Beschlagwortung

Um die importierten Dokumente manuell zu beschlagworten, werden die benötigten Werte einfach in der Beschlagwortungstabelle eingetragen.

Automatische Beschlagwortung

Auch die Beschlagwortung von Fremddokumenten ist über das mxTaskCenter automatisiert möglich. Hierzu wird in mx.TaskCenter das entsprechende Dokument (in diesem Fall eine Eingangsrechnung) angelegt. In der Eingangsrechnung im mx.TaskCenter gibt es ein eigenes Feld „Barcode“. Hier wird der Barcode des im mx.DMS importierten Dokumentes eingetragen.

Mit dem Befehl „Barcode“ (oder Tastenkürzel [STRG]+[ALT]+B) aus der Ribbon Page kann der Barcode des aktuellen Dokuments in die Zwischenablage genommen werden.

In der Eingangsrechnung im mx.TaskCenter wird dieser Barcode dann in das Feld „Barcode“ übernommen. Ab diesem Zeitpunkt sind die Dokumente miteinander verknüpft. Die Beschlagwortung des mx.DMS Dokuments wird nun direkt aus dem mx.TaskCenter automatisch befüllt.